# E-Rechnung empfangen: was seit 2025 jedes Unternehmen muss

> Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt. Ablehnen darfst du eine E-Rechnung nicht, eine Zustimmung ist nicht nötig. Die XML-Datei musst du lesbar machen, prüfen und im Original acht Jahre aufbewahren.

- URL: https://billfree.de/e-rechnung/e-rechnung-empfangen/
- Sprache: de
- Aktualisiert: 2026-10-19
- Herausgeber: Billfree (OnlineBuilders LLC, https://onlinebuilders.biz)

Der erste Kontakt mit der E-Rechnung kommt meist ungefragt. Eine Mail vom Telefonanbieter oder Großhändler, im Anhang eine Datei namens `invoice.xml`, die sich per Doppelklick als Textwüste im Browser öffnet. Seit 1. Januar 2025 ist das kein Kuriosum mehr, sondern eine Pflicht: Jedes Unternehmen im Inland muss solche Rechnungen annehmen und verarbeiten können.

Das klingt nach neuer Software. Für den Anfang reicht deutlich weniger.

## Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Alle Unternehmer im Inland, die Leistungen von anderen inländischen Unternehmern beziehen. Das schließt Kleinunternehmer ein, Freiberufler, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb und auch Vermieter, die nur steuerfreie Umsätze haben. Eine Mindestgröße gibt es nicht. Für Kleinunternehmer ist das ein seltsamer Zustand: Selbst müssen sie nie E-Rechnungen ausstellen, empfangen aber schon, wie der Artikel zur [Kleinunternehmer-Rechnung](https://billfree.de/pflichtangaben/kleinunternehmer-rechnung/) erklärt.

Eine Zustimmung braucht es für die E-Rechnung nicht. § 14 Abs. 1 UStG macht für Rechnungen im Rahmen der Pflicht ausdrücklich eine Ausnahme vom Zustimmungserfordernis. Ablehnen kannst du sie deshalb auch nicht. Nicht einmal aus Prinzip.

## Reicht ein E-Mail-Postfach?

Ja. Nach dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung genügt es, dass du ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellst, an das die Datei geschickt werden kann. Ein Portal, ein Peppol-Zugang oder ein EDI-Anschluss ist nicht vorgeschrieben. Lieferanten, die über ein eigenes Portal abrechnen, dürfen dich dorthin verweisen, wenn ihr euch darauf einigt.

Praktisch lohnt eine eigene Adresse nur für Rechnungen, etwa `rechnungen@` oder `buchhaltung@`. So landen die Dateien nicht im Spam-Ordner einer Privatadresse, und eine Buchhaltungssoftware kann das Postfach später automatisch abholen.

## So verarbeitest du eine E-Rechnung in sechs Schritten

**Vom Posteingang ins Archiv**

1. **Adresse festlegen** Ein Postfach nur für Rechnungen, den Lieferanten mitgeteilt.
2. **Format erkennen** Reine `.xml` meist XRechnung, PDF mit Anhang meist ZUGFeRD.
3. **Lesbar machen** Viewer oder Buchhaltungssoftware erzeugt eine Ansicht.
4. **Prüfen** Technisch validieren, dann Pflichtangaben und Beträge kontrollieren.
5. **Archivieren** XML unverändert speichern, acht Jahre, mit Prüfbericht.
6. **Buchen und zahlen** Erst danach, nicht vorher.

Beim Erkennen hilft ein Blick auf die Datei. Eine XRechnung ist eine reine XML. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF, die du ganz normal öffnen kannst, in ihr steckt aber eine XML als Anhang. Rechtlich zählt in beiden Fällen die XML. Wie sich die Formate unterscheiden, steht unter [XRechnung und ZUGFeRD](https://billfree.de/e-rechnung/xrechnung-zugferd-unterschied/).

## Wie öffne ich eine XRechnung?

Am bequemsten mit der Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, die du ohnehin nutzt. Die gängigen Programme lesen XRechnung und ZUGFeRD inzwischen ein und zeigen sie als Beleg an. Wer keine solche Software hat, braucht einen Viewer.

Eine kostenlose und neutrale Möglichkeit ist die [Visualisierung der KoSIT](https://github.com/itplr-kosit/xrechnung-visualization), die auch viele kommerzielle Programme intern verwenden. Sie wandelt die XML in eine HTML- oder PDF-Ansicht um. Daneben gibt es zahlreiche Web-Viewer verschiedener Anbieter. Bei denen solltest du prüfen, ob die Datei auf fremde Server hochgeladen wird. Eine Rechnung enthält Namen, Adressen, Bankdaten und Beträge.

Im Notfall tut es ein Texteditor. Schön ist das nicht. Die Felder heißen zwar `cbc:PayableAmount` oder `ram:DuePayableAmount`, aber Betrag, IBAN und Rechnungsnummer findet man auch so.

## Was du prüfen musst

Zwei Ebenen. Technisch: Entspricht die Datei der Norm? Das erledigt ein Validator, etwa der offene [KoSIT-Validator](https://github.com/itplr-kosit/validator), den viele Programme eingebaut haben. Inhaltlich: Stimmen die Pflichtangaben, Leistung, Steuersatz und Betrag? Diese Prüfung ist dieselbe wie bei jeder Papierrechnung, die Liste steht im Artikel zu den [Pflichtangaben](https://billfree.de/pflichtangaben/rechnung-pflichtangaben/). Abkürzen lässt sie sich mit dem [Pflichtangaben-Check](https://billfree.de/rechnung-pruefen/).

Das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehler. Für dich als Empfänger zählt vor allem eines: Während der Übergangszeit gilt eine E-Rechnung mit Formatfehler noch als sonstige Rechnung, der Vorsteuerabzug bleibt möglich. Sobald der Absender zur E-Rechnung verpflichtet ist, also ab 2027 oder 2028, reicht das nicht mehr. Dann hilft nur eine korrigierte Datei. Den Validierungsbericht solltest du aufbewahren, er belegt deine Sorgfalt.

## Typische Stolpersteine im Posteingang

Die meisten Probleme beim Empfang sind banal. Spamfilter sortieren Mails mit XML-Anhängen aus, weil sie selten vorkommen. Manche Absender packen die Datei in ein ZIP-Archiv. Andere schicken nur einen Link zu einem Kundenportal, über den du die Rechnung selbst herunterladen musst. Das ist zulässig, wenn ihr euch darauf geeinigt habt, bedeutet aber, dass du dich regelmäßig einloggen musst.

Achte auch auf mitgeschickte Anlagen. Eine XRechnung kann Leistungsnachweise oder Stundenzettel als eingebettete Anhänge enthalten. Ein einfacher Viewer zeigt sie nicht immer an. Sie gehören zur Rechnung und wandern mit ins Archiv.

Und dann die Privatadresse. Viele Lieferanten haben aus Gewohnheit die Mailadresse des Inhabers gespeichert. Landet die E-Rechnung dort, ist sie zwar empfangen, aber nicht im Prozess. Eine kurze Mail an die Lieferanten löst das:

> Bitte senden Sie Rechnungen ab sofort ausschließlich an rechnungen@beispiel-gmbh.de. Wir empfangen E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Bitte geben Sie bei jeder Rechnung unsere Bestellnummer an.

Der letzte Satz spart später Zeit. Die Bestellnummer landet im Datensatz und macht die Zuordnung leichter.

## Aufbewahren: die XML ist das Original

Der häufigste Fehler beim Empfang ist nicht technisch, sondern organisatorisch. Jemand druckt die Ansicht aus, heftet sie ab und löscht die Mail. Damit ist das Original weg. Aufbewahrungspflichtig ist die XML-Datei, und zwar unverändert. Bei ZUGFeRD reicht nach dem BMF-Schreiben der XML-Teil, sofern dessen Unversehrtheit sichergestellt ist.

Die Frist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre. Einzelheiten, auch zu den Unterschieden für buchführungspflichtige Unternehmen, stehen unter [Rechnungen aufbewahren](https://billfree.de/e-rechnung/rechnungen-aufbewahren/).

## Und wenn doch noch Papier kommt?

Kein Problem. Bis Ende 2026 dürfen Lieferanten weiter Papier schicken, kleinere Unternehmen auch noch 2027. Du verarbeitest es wie bisher. Eine PDF per Mail ist ebenfalls zulässig, sofern du ihr nicht widersprichst, denn für sonstige elektronische Rechnungen braucht der Absender in der Übergangszeit deine Zustimmung. Die meisten geben sie stillschweigend, indem sie die PDF einfach bezahlen.

Spätestens ab 2028 dreht sich das, bei Lieferanten mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz schon 2027. Dann ist eine PDF von einem inländischen Geschäftspartner keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Zahlen kannst du sie trotzdem. Die Vorsteuer daraus aber nicht ziehen, jedenfalls nicht ohne Risiko.

## Wenn viele Rechnungen kommen

Bei fünf Eingangsrechnungen im Monat ist der Viewer-Weg in Ordnung. Bei fünfzig wird er mühsam. Dann lohnt eine Lösung, die das Postfach abholt, die XML validiert, die Daten in die Buchhaltung übernimmt und die Datei revisionssicher ablegt. Viele Buchhaltungsprogramme können das, und wer Eingangsrechnungen direkt in eine eigene Plattform oder ein ERP übernehmen will, kann sich eine passende Schnittstelle bei [OnlineBuilders](https://onlinebuilders.biz/solutions/software-development) entwickeln lassen.

Ab 2027 kommt die zweite Hälfte der Umstellung: das Ausstellen. Ob und wann sie dich trifft, steht im Artikel zur [E-Rechnungspflicht](https://billfree.de/e-rechnung/e-rechnung-pflicht/). Der sinnvollste nächste Schritt für heute ist kleiner. Leg das Rechnungspostfach an und schick die Adresse an deine fünf wichtigsten Lieferanten.

## Schritt für Schritt

1. **Empfangsadresse festlegen** Ein E-Mail-Postfach bestimmen, etwa rechnungen@deinefirma.de, und den Lieferanten mitteilen.
2. **Format erkennen** Eine reine XML ist meist eine XRechnung, eine PDF mit eingebetteter XML eine ZUGFeRD-Rechnung.
3. **Lesbar machen** Die XML mit Buchhaltungssoftware oder einem Viewer in eine Ansicht umwandeln.
4. **Prüfen** Datei technisch validieren und die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben kontrollieren.
5. **Unverändert archivieren** Die XML im Original speichern, acht Jahre lang, zusammen mit dem Prüfergebnis.
6. **Buchen und bezahlen** Erst nach der Prüfung buchen und überweisen.

## Häufige Fragen

### Kann ich verlangen, dass mein Lieferant mir weiter eine PDF schickt?

Bitten darfst du, verlangen nicht. Während der Übergangszeit darf der Lieferant zwar noch PDF oder Papier schicken, er muss aber nicht. Schickt er eine E-Rechnung, musst du sie annehmen.

### Reicht es, die Visualisierung auszudrucken und abzuheften?

Nein. Das Original ist die XML-Datei, sie muss unverändert aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder eine erzeugte PDF kann als Arbeitskopie dienen, ersetzt das Original aber nicht.

### Brauche ich für den Empfang eine kostenpflichtige Software?

Nicht zwingend. Für den Empfang reicht ein Postfach, und es gibt kostenlose Viewer, darunter die quelloffene Visualisierung der KoSIT. Wer viele Rechnungen bekommt, spart mit einer Buchhaltungssoftware, die die Daten direkt einliest, allerdings viel Zeit.

### Was mache ich mit einer fehlerhaften E-Rechnung?

Fordere eine korrigierte Fassung an, bevor du die Vorsteuer ziehst. In der Übergangszeit gilt eine Datei mit reinem Formatfehler noch als sonstige Rechnung. Sobald für den Absender die Ausstellungspflicht greift, berechtigt sie nicht mehr zum Vorsteuerabzug.

Foto: Mozzihh, CC BY-SA 4.0 (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Letterbox_2303-0455.jpg)