# E-Rechnung – Billfree

> Fristen, Formate, Empfang und Archivierung seit 2025.

- [E-Rechnung Pflicht: Fristen 2025 bis 2028 im Überblick](https://billfree.de/e-rechnung/e-rechnung-pflicht/): Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie ab 1. Januar 2027 alle mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 fast alle Unternehmen bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen. Ausgenommen bleiben Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.
- [XRechnung und ZUGFeRD: der Unterschied in der Praxis](https://billfree.de/e-rechnung/xrechnung-zugferd-unterschied/): XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht, ZUGFeRD eine PDF mit eingebetteter XML, die Menschen und Programme lesen können. Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht, solange sie der Norm EN 16931 entsprechen. Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgeschlossen. Behörden verlangen meist XRechnung, im B2B-Alltag ist ZUGFeRD ab Profil EN 16931 oft bequemer.
- [E-Rechnung empfangen: was seit 2025 jedes Unternehmen muss](https://billfree.de/e-rechnung/e-rechnung-empfangen/): Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt. Ablehnen darfst du eine E-Rechnung nicht, eine Zustimmung ist nicht nötig. Die XML-Datei musst du lesbar machen, prüfen und im Original acht Jahre aufbewahren.
- [Rechnungen aufbewahren: wie lange seit 2025 und wie](https://billfree.de/e-rechnung/rechnungen-aufbewahren/): Unternehmen müssen Rechnungen seit 2025 acht Jahre aufbewahren, vorher waren es zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Im Jahr 2026 dürfen damit Rechnungen bis einschließlich 2017 vernichtet werden, sofern keine Prüfung oder offene Steuerfestsetzung entgegensteht. E-Rechnungen werden als unveränderte XML-Datei aufbewahrt.

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