# Rechnungen aufbewahren: wie lange seit 2025 und wie

> Unternehmen müssen Rechnungen seit 2025 acht Jahre aufbewahren, vorher waren es zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Im Jahr 2026 dürfen damit Rechnungen bis einschließlich 2017 vernichtet werden, sofern keine Prüfung oder offene Steuerfestsetzung entgegensteht. E-Rechnungen werden als unveränderte XML-Datei aufbewahrt.

- URL: https://billfree.de/e-rechnung/rechnungen-aufbewahren/
- Sprache: de
- Aktualisiert: 2026-10-19
- Herausgeber: Billfree (OnlineBuilders LLC, https://onlinebuilders.biz)

Im Januar 2025 durften viele Betriebe zwei Jahrgänge Belege mehr entsorgen als sonst. Grund ist das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz: Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege, und damit für Rechnungen, eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren. Die Änderung wirkt auch auf alte Belege zurück. Wer noch nach der Zehnjahresregel ausmistet, lagert zwei Jahrgänge zu viel.

## Welche Fristen gelten seit 2025?

Die zentrale Vorschrift ist [§ 147 AO](https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html). Für Rechnungen kommt [§ 14b UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html) dazu, der seit 2025 ebenfalls acht Jahre nennt. Handelsrechtlich zieht § 257 HGB mit.

**Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO**

| | Frist | Beispiele |
|---|---|---|
| Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | Hauptbuch, Bilanz, Lagebericht |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen |
| Empfangene und versandte Geschäftsbriefe | 6 Jahre | Angebote, Auftragsbestätigungen, Korrespondenz |
| Sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | Kalkulationsunterlagen, Preislisten |

Quelle: § 147 Abs. 1 und 3 AO, Fassung ab 1. Januar 2025

Die Frist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Eine Rechnung vom 2. Januar und eine vom 30. Dezember desselben Jahres laufen also gleichzeitig ab.

## Was darf 2026 in den Schredder?

**Beispiel: Wann darf eine Rechnung vom 15. März 2018 weg?**

- Ausstellungsjahr: 2018
- Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres: 31.12.2018
- Frist für Buchungsbelege: 8 Jahre
- Fristende: 31.12.2026
- Nach alter Zehnjahresregel wäre es: 31.12.2028
- **Vernichten frühestens ab: 1. Januar 2027**

Im laufenden Jahr 2026 dürfen also Rechnungen aus 2017 und älter weg. Ab dem 1. Januar 2027 kommt der Jahrgang 2018 dazu. Bücher und Jahresabschlüsse aus denselben Jahren bleiben weiter liegen, für sie gelten zehn Jahre.

Die Übergangsregel steht in Art. 97 § 19a EGAO und für die Umsatzsteuer in § 27 Abs. 40 UStG: Die kürzere Frist gilt für alle Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gilt eine Sonderregel: Nach AO und HGB bleibt es bei ihnen bei zehn Jahren für Buchungsbelege. Wer dort arbeitet, sollte die Vorschriften genau lesen.

## Wann du länger aufbewahren musst

Die acht Jahre sind eine Untergrenze, kein Freibrief. Nach § 147 Abs. 3 AO läuft die Frist nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. In der Praxis betrifft das drei Situationen:

- Eine Betriebsprüfung ist angekündigt oder läuft.
- Gegen einen Steuerbescheid läuft ein Einspruch oder Klageverfahren.
- Steuererklärungen wurden spät abgegeben, sodass die Festsetzungsfrist später endet.

Dazu kommen außersteuerliche Gründe. Garantie- und Gewährleistungsfälle, laufende Rechtsstreitigkeiten oder Belege zu Anlagegütern, die noch abgeschrieben werden. Eine Rechnung über eine Maschine, die du 2017 gekauft hast und noch nutzt, wirfst du nicht weg, nur weil die Frist rechnerisch abgelaufen ist. Sie belegt die Anschaffungskosten.

Ein Sonderfall sind Privatleute mit Handwerkerrechnungen. Wer Arbeiten an der eigenen Immobilie beauftragt, muss Rechnung oder Zahlungsbeleg nach § 14b UStG zwei Jahre aufbewahren. Darauf muss der Handwerker in seiner Rechnung hinweisen.

## Wie werden E-Rechnungen archiviert?

Das Original einer E-Rechnung ist die XML-Datei. Sie muss in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurde, und darf nicht verändert werden. Bei ZUGFeRD reicht nach den BMF-Schreiben zur E-Rechnung der strukturierte XML-Teil, solange seine Unversehrtheit sichergestellt ist. Die PDF-Ansicht ist dann nur nötig, wenn sie zusätzliche Informationen enthält, die nicht in den Daten stehen.

Zur Technik stellt das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 klar: Wer E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Archivsystems speichert, verstößt allein dadurch nicht gegen die Aufbewahrungspflicht aus § 14b UStG. Die Datei darf aber nicht verändert werden. Die Anforderungen aus AO und GoBD bleiben davon unberührt, für buchführungspflichtige Unternehmen also auch die unveränderbare Archivierung.

Ein Ordner auf dem Laptop ohne Backup ist trotzdem keine gute Idee. Ein Diebstahl, und acht Jahre Belege sind weg. Mindestens eine zweite Kopie an einem anderen Ort gehört dazu.

Wie die XML überhaupt in dein System kommt, steht im Artikel [E-Rechnung empfangen](https://billfree.de/e-rechnung/e-rechnung-empfangen/). Ab wann du selbst E-Rechnungen ausstellen musst, beschreibt die Übersicht zur [E-Rechnungspflicht](https://billfree.de/e-rechnung/e-rechnung-pflicht/).

## Nach der Geschäftsaufgabe

Die Pflicht endet nicht mit dem Gewerbe. Wer sein Geschäft 2026 aufgibt, muss die Rechnungen aus 2026 trotzdem bis Ende 2034 aufbewahren, Bücher mit Einträgen aus 2026 sogar bis Ende 2036, den letzten Jahresabschluss je nach Aufstellungsdatum noch länger. Das betrifft auch die Software. Kündigst du das Rechnungsprogramm, sind die Daten oft nach wenigen Monaten weg. Vorher alles exportieren, und zwar in einem Format, das sich in acht Jahren noch öffnen lässt.

Stirbt ein Unternehmer, gehen seine steuerlichen Pflichten auf die Erben über. Wer eine kleine Firma oder Praxis erbt, erbt also auch die Ordner im Keller. Wegwerfen darf man sie erst nach Ablauf der Fristen.

## Papierbelege scannen, Thermopapier retten

Papierrechnungen darfst du nach den GoBD einscannen und das Papier anschließend vernichten. Voraussetzung ist ein geregeltes Verfahren mit Verfahrensdokumentation. Das klingt aufwendiger, als es ist: ein paar Seiten, die beschreiben, wer wann scannt, wie geprüft wird und wo die Dateien liegen.

Bei Kassenbons auf Thermopapier ist Scannen keine Option, sondern Selbstschutz. Die Schrift verblasst oft lange vor Ablauf der acht Jahre, und ein unleserlicher Beleg ist für die Prüfung so gut wie keiner. Wer viele [Kleinbetragsrechnungen](https://billfree.de/pflichtangaben/kleinbetragsrechnung/) sammelt, scannt sie am besten gleich beim Buchen.

## Aufbewahren und Datenschutz

Rechnungen enthalten personenbezogene Daten, und die DSGVO verlangt, solche Daten zu löschen, wenn der Zweck entfällt. Das scheint der Aufbewahrungspflicht zu widersprechen. Tut es aber nicht. Art. 17 Abs. 3 DSGVO macht eine Ausnahme für Daten, die aufgrund einer rechtlichen Pflicht gespeichert werden müssen. Solange die acht Jahre laufen, darfst du also nicht löschen, auch wenn ein Kunde darum bittet.

Die Kehrseite: Nach Ablauf der Frist fällt dieser Grund weg. Wer Rechnungen aus 2015 noch in der Cloud liegen hat, ohne dass eine der genannten Ausnahmen greift, hat ein Datenschutzproblem statt eines Steuerproblems. Eine jährliche Löschroutine im Januar erledigt beides.

**Jahresroutine für das Belegarchiv, jeweils im Januar**

- [ ] Jahrgang ermitteln, dessen acht Jahre am 31.12. abgelaufen sind
- [ ] Offene Prüfungen, Einsprüche und späte Steuererklärungen ausschließen
- [ ] Belege zu noch genutzten Anlagegütern aussortieren und behalten
- [ ] Bücher und Jahresabschlüsse desselben Jahrgangs nicht anfassen, für sie gelten zehn Jahre
- [ ] Papier datenschutzgerecht vernichten, Dateien endgültig löschen, auch im Backup
- [ ] Löschung kurz dokumentieren: welcher Jahrgang, wann, von wem

Ein Wort zur Prüfung selbst. Die Finanzverwaltung hat nach § 147 Abs. 6 AO das Recht, auf elektronisch gespeicherte Daten zuzugreifen und sie maschinell auszuwerten. Ein Stapel ausgedruckter E-Rechnungen ersetzt diese Daten nicht. Auch deshalb bleibt die XML das Original.

## Ausgangsrechnungen nicht vergessen

Die Pflicht gilt in beide Richtungen. Auch das Doppel jeder Rechnung, die du selbst ausstellst, musst du acht Jahre aufbewahren. Bei einer Rechnungssoftware passiert das automatisch, solange du den Vertrag nicht kündigst. Vor einem Anbieterwechsel deshalb alle Rechnungen exportieren, als PDF und, falls vorhanden, als XML. Storno- und Korrekturrechnungen gehören dazu, siehe [Rechnung stornieren](https://billfree.de/rechnungspraxis/rechnung-stornieren/).

Wer Belege aus mehreren Quellen zusammenführt, etwa aus Shop, Kasse und Buchhaltung, steht irgendwann vor der Frage nach einem eigenen Archiv. Für solche Datenprojekte gibt es Spezialisten wie [OnlineBuilders](https://onlinebuilders.biz/solutions/data-analytics).

Der konkrete nächste Schritt: Prüf, ob in deinem Keller oder Archiv noch Ordner mit Rechnungen von 2017 oder früher stehen, und ob für diese Jahre noch eine Prüfung oder ein Einspruch offen ist. Wenn nicht, dürfen sie weg.

## Häufige Fragen

### Gilt die Frist von acht Jahren auch für alte Rechnungen?

Ja, für alle Rechnungen, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Das regeln Art. 97 § 19a EGAO und § 27 Abs. 40 UStG. Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt eine abweichende Übergangsregel.

### Wie lange müssen Privatpersonen Rechnungen aufbewahren?

Steuerrechtlich nur bei Arbeiten am Grundstück, etwa Handwerkerrechnungen für Haus oder Wohnung: zwei Jahre nach § 14b UStG. Wer Handwerkerkosten in der Einkommensteuer geltend macht, hebt die Belege ohnehin bis zum Steuerbescheid auf. Für Garantie und Gewährleistung lohnt es sich oft, Kaufbelege länger zu behalten.

### Darf ich Papierrechnungen einscannen und wegwerfen?

Grundsätzlich ja, wenn das Scannen nach den GoBD dokumentiert und nachvollziehbar abläuft. Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wer wann wie scannt und prüft. Bei Thermopapier ist Scannen ohnehin ratsam, weil es nach wenigen Jahren verblasst.

### Was riskiere ich, wenn Rechnungen fehlen?

Nach § 26a UStG ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro, wenn du vorsätzlich oder leichtfertig nicht acht Jahre aufbewahrst. Teurer ist oft die Folge in der Betriebsprüfung: Ohne Eingangsrechnung kann der Vorsteuerabzug versagt und der Gewinn geschätzt werden.

Foto: Shixart1985, CC BY 2.0 (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Collection_of_colorful_binders_on_a_shelf_for_storing_documents_in_an_office_setting.jpg)