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> Rechnungen ohne Fehler: Pflichtangaben nach § 14 UStG, Kleinbetragsrechnung, Kleinunternehmer, E-Rechnungspflicht ab 2025, XRechnung und ZUGFeRD, Software im Vergleich.

- [Rechnung Pflichtangaben: die 10 Punkte nach § 14 UStG](https://billfree.de/pflichtangaben/rechnung-pflichtangaben/): Eine Rechnung über mehr als 250 Euro braucht nach § 14 Abs. 4 UStG Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine einmalige fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag. Je nach Fall kommen Hinweise zu Steuerbefreiung, Reverse Charge oder Gutschrift hinzu.
- [Kleinbetragsrechnung: was bis 250 € draufstehen muss](https://billfree.de/pflichtangaben/kleinbetragsrechnung/): Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung bis 250 Euro brutto. Nach § 33 UStDV genügen vier Angaben: Name und Anschrift des Verkäufers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware oder Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz. Kundenname, Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungsdatum dürfen fehlen. Für Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen gilt die Erleichterung nicht.
- [Kleinunternehmer-Rechnung: Pflichtangaben seit 2025](https://billfree.de/pflichtangaben/kleinunternehmer-rechnung/): Seit 2025 regelt § 34a UStDV die Rechnung eines Kleinunternehmers. Pflicht sind Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Gesamtbetrag und ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gilt. Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden, eine E-Rechnung ist nie Pflicht.
- [Reverse-Charge-Rechnung: Hinweis, Frist, Muster](https://billfree.de/pflichtangaben/reverse-charge-rechnung/): Bei Reverse Charge schuldet der Kunde die Umsatzsteuer. Die Rechnung weist deshalb keine Steuer aus, nennt die USt-IdNr. von dir und vom Kunden und enthält den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Für Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland muss sie bis zum 15. Tag des Folgemonats ausgestellt sein, gemeldet wird sie in der Zusammenfassenden Meldung.
- [E-Rechnung Pflicht: Fristen 2025 bis 2028 im Überblick](https://billfree.de/e-rechnung/e-rechnung-pflicht/): Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie ab 1. Januar 2027 alle mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 fast alle Unternehmen bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen. Ausgenommen bleiben Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.
- [XRechnung und ZUGFeRD: der Unterschied in der Praxis](https://billfree.de/e-rechnung/xrechnung-zugferd-unterschied/): XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht, ZUGFeRD eine PDF mit eingebetteter XML, die Menschen und Programme lesen können. Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht, solange sie der Norm EN 16931 entsprechen. Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgeschlossen. Behörden verlangen meist XRechnung, im B2B-Alltag ist ZUGFeRD ab Profil EN 16931 oft bequemer.
- [E-Rechnung empfangen: was seit 2025 jedes Unternehmen muss](https://billfree.de/e-rechnung/e-rechnung-empfangen/): Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt. Ablehnen darfst du eine E-Rechnung nicht, eine Zustimmung ist nicht nötig. Die XML-Datei musst du lesbar machen, prüfen und im Original acht Jahre aufbewahren.
- [Rechnungen aufbewahren: wie lange seit 2025 und wie](https://billfree.de/e-rechnung/rechnungen-aufbewahren/): Unternehmen müssen Rechnungen seit 2025 acht Jahre aufbewahren, vorher waren es zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Im Jahr 2026 dürfen damit Rechnungen bis einschließlich 2017 vernichtet werden, sofern keine Prüfung oder offene Steuerfestsetzung entgegensteht. E-Rechnungen werden als unveränderte XML-Datei aufbewahrt.
- [Rechnung stornieren oder korrigieren: so geht es richtig](https://billfree.de/rechnungspraxis/rechnung-stornieren/): Eine falsche Rechnung wird nie überschrieben oder gelöscht. Fehlt nur eine Angabe oder ist sie falsch, reicht nach § 31 Abs. 5 UStDV ein Nachtrag, der sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Bei falschem Empfänger, falschem Betrag oder Steuersatz ist es meist sauberer, die Rechnung mit einer Stornorechnung aufzuheben und eine neue mit neuer Nummer zu schreiben.
- [Gutschrift statt Rechnung: was das Umsatzsteuerrecht meint](https://billfree.de/rechnungspraxis/gutschrift-rechnung/): Im Umsatzsteuerrecht ist eine Gutschrift eine Rechnung, die nicht der Leistende, sondern sein Kunde ausstellt. Das setzt eine vorherige Vereinbarung voraus, das Dokument muss das Wort „Gutschrift“ tragen und alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten, darunter die Steuernummer des Leistenden. Eine Stornorechnung heißt im Alltag oft ebenfalls Gutschrift, ist aber rechtlich etwas anderes.
- [Rechnungsnummer vergeben: Regeln, Formate und Beispiele](https://billfree.de/rechnungspraxis/rechnungsnummer-vergeben/): Eine Rechnungsnummer muss nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG einmalig sein und fortlaufend vergeben werden. Buchstaben, Jahreszahlen und mehrere getrennte Nummernkreise sind erlaubt, Lücken sind umsatzsteuerlich kein Fehler. Keine Nummer brauchen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und, seit 2025, Rechnungen von Kleinunternehmern. Sinnvoll ist sie trotzdem fast immer.
- [Mahnung schreiben: Muster, Fristen und Verzugszinsen 2026](https://billfree.de/rechnungspraxis/mahnung-schreiben/): Eine Mahnung braucht keine Form, aber eine klare Zahlungsaufforderung mit Betrag, Rechnungsnummer und neuer Frist. Ist ein festes Zahlungsdatum vereinbart, ist der Kunde danach ohne Mahnung im Verzug, sonst nach einer Mahnung oder spätestens 30 Tage nach Zugang. Ab dann darfst du im B2B 10,52 Prozent Zinsen pro Jahr und 40 Euro Pauschale verlangen.

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