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> Rechnungen ohne Fehler: Pflichtangaben nach § 14 UStG, Kleinbetragsrechnung, Kleinunternehmer, E-Rechnungspflicht ab 2025, XRechnung und ZUGFeRD, Software im Vergleich.

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## Rechnung auf Pflichtangaben prüfen

- [Rechnung auf Pflichtangaben prüfen](https://billfree.de/rechnung-pruefen/): Hake ab, was auf deiner Rechnung steht. Der Check zeigt, welche Angaben nach § 14 UStG oder § 33 UStDV fehlen und ob eine E-Rechnung nötig ist. Keine Daten verlassen den Browser.

## Pflichtangaben

- [Rechnung Pflichtangaben: die 10 Punkte nach § 14 UStG](https://billfree.de/pflichtangaben/rechnung-pflichtangaben/index.md): Eine Rechnung über mehr als 250 Euro braucht nach § 14 Abs. 4 UStG Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine einmalige fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag. Je nach Fall kommen Hinweise zu Steuerbefreiung, Reverse Charge oder Gutschrift hinzu.
- [Kleinbetragsrechnung: was bis 250 € draufstehen muss](https://billfree.de/pflichtangaben/kleinbetragsrechnung/index.md): Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung bis 250 Euro brutto. Nach § 33 UStDV genügen vier Angaben: Name und Anschrift des Verkäufers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware oder Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz. Kundenname, Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungsdatum dürfen fehlen. Für Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen gilt die Erleichterung nicht.
- [Kleinunternehmer-Rechnung: Pflichtangaben seit 2025](https://billfree.de/pflichtangaben/kleinunternehmer-rechnung/index.md): Seit 2025 regelt § 34a UStDV die Rechnung eines Kleinunternehmers. Pflicht sind Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Gesamtbetrag und ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gilt. Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden, eine E-Rechnung ist nie Pflicht.
- [Reverse-Charge-Rechnung: Hinweis, Frist, Muster](https://billfree.de/pflichtangaben/reverse-charge-rechnung/index.md): Bei Reverse Charge schuldet der Kunde die Umsatzsteuer. Die Rechnung weist deshalb keine Steuer aus, nennt die USt-IdNr. von dir und vom Kunden und enthält den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Für Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland muss sie bis zum 15. Tag des Folgemonats ausgestellt sein, gemeldet wird sie in der Zusammenfassenden Meldung.

## E-Rechnung

- [E-Rechnung Pflicht: Fristen 2025 bis 2028 im Überblick](https://billfree.de/e-rechnung/e-rechnung-pflicht/index.md): Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie ab 1. Januar 2027 alle mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 fast alle Unternehmen bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen. Ausgenommen bleiben Rechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern.
- [XRechnung und ZUGFeRD: der Unterschied in der Praxis](https://billfree.de/e-rechnung/xrechnung-zugferd-unterschied/index.md): XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtansicht, ZUGFeRD eine PDF mit eingebetteter XML, die Menschen und Programme lesen können. Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht, solange sie der Norm EN 16931 entsprechen. Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgeschlossen. Behörden verlangen meist XRechnung, im B2B-Alltag ist ZUGFeRD ab Profil EN 16931 oft bequemer.
- [E-Rechnung empfangen: was seit 2025 jedes Unternehmen muss](https://billfree.de/e-rechnung/e-rechnung-empfangen/index.md): Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt. Ablehnen darfst du eine E-Rechnung nicht, eine Zustimmung ist nicht nötig. Die XML-Datei musst du lesbar machen, prüfen und im Original acht Jahre aufbewahren.
- [Rechnungen aufbewahren: wie lange seit 2025 und wie](https://billfree.de/e-rechnung/rechnungen-aufbewahren/index.md): Unternehmen müssen Rechnungen seit 2025 acht Jahre aufbewahren, vorher waren es zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Im Jahr 2026 dürfen damit Rechnungen bis einschließlich 2017 vernichtet werden, sofern keine Prüfung oder offene Steuerfestsetzung entgegensteht. E-Rechnungen werden als unveränderte XML-Datei aufbewahrt.

## Praxis

- [Rechnung stornieren oder korrigieren: so geht es richtig](https://billfree.de/rechnungspraxis/rechnung-stornieren/index.md): Eine falsche Rechnung wird nie überschrieben oder gelöscht. Fehlt nur eine Angabe oder ist sie falsch, reicht nach § 31 Abs. 5 UStDV ein Nachtrag, der sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Bei falschem Empfänger, falschem Betrag oder Steuersatz ist es meist sauberer, die Rechnung mit einer Stornorechnung aufzuheben und eine neue mit neuer Nummer zu schreiben.
- [Gutschrift statt Rechnung: was das Umsatzsteuerrecht meint](https://billfree.de/rechnungspraxis/gutschrift-rechnung/index.md): Im Umsatzsteuerrecht ist eine Gutschrift eine Rechnung, die nicht der Leistende, sondern sein Kunde ausstellt. Das setzt eine vorherige Vereinbarung voraus, das Dokument muss das Wort „Gutschrift“ tragen und alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten, darunter die Steuernummer des Leistenden. Eine Stornorechnung heißt im Alltag oft ebenfalls Gutschrift, ist aber rechtlich etwas anderes.
- [Rechnungsnummer vergeben: Regeln, Formate und Beispiele](https://billfree.de/rechnungspraxis/rechnungsnummer-vergeben/index.md): Eine Rechnungsnummer muss nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG einmalig sein und fortlaufend vergeben werden. Buchstaben, Jahreszahlen und mehrere getrennte Nummernkreise sind erlaubt, Lücken sind umsatzsteuerlich kein Fehler. Keine Nummer brauchen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und, seit 2025, Rechnungen von Kleinunternehmern. Sinnvoll ist sie trotzdem fast immer.
- [Mahnung schreiben: Muster, Fristen und Verzugszinsen 2026](https://billfree.de/rechnungspraxis/mahnung-schreiben/index.md): Eine Mahnung braucht keine Form, aber eine klare Zahlungsaufforderung mit Betrag, Rechnungsnummer und neuer Frist. Ist ein festes Zahlungsdatum vereinbart, ist der Kunde danach ohne Mahnung im Verzug, sonst nach einer Mahnung oder spätestens 30 Tage nach Zugang. Ab dann darfst du im B2B 10,52 Prozent Zinsen pro Jahr und 40 Euro Pauschale verlangen.

## English

- [German invoice requirements: the 10 mandatory details](https://billfree.de/en/mandatory-details/german-invoice-requirements/index.md): Under § 14(4) of the German VAT Act, invoices over €250 must show both parties' full names and addresses, your tax number or VAT ID, the issue date, a unique sequential number, what you supplied and when, the net amount per VAT rate, and the VAT rate and amount. Some cases need extra notes.
- [Small amount invoice in Germany: receipts up to €250](https://billfree.de/en/mandatory-details/small-amount-invoice-germany/index.md): Germany's small amount invoice (Kleinbetragsrechnung) covers receipts up to €250 including VAT. Under § 33 UStDV it needs only the seller's name and address, the date, what was bought, and the gross amount with the VAT rate. Your name and an invoice number can be missing. You can still deduct the VAT from such a receipt.
- [Kleinunternehmer invoice: what to write since 2025](https://billfree.de/en/mandatory-details/kleinunternehmer-invoice/index.md): Since 2025, invoices from German small businesses under the Kleinunternehmer rule follow § 34a UStDV. They need both parties' names and addresses, your tax number, the issue date, a description of the service, the total amount and a note that the § 19 UStG exemption applies. You must not show VAT, and you never have to issue e-invoices.
- [Reverse charge invoice in Germany: wording and deadlines](https://billfree.de/en/mandatory-details/reverse-charge-invoice-germany/index.md): When you invoice a business in another EU country for services, the customer owes the VAT. Your German invoice shows no VAT, both parties' VAT IDs and the note „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ or „Reverse charge“. It must be issued by the 15th of the month after the service and reported in your quarterly EC Sales List.
- [E-invoicing in Germany: who must comply and when](https://billfree.de/en/e-invoicing/e-invoicing-germany/index.md): Since 1 January 2025, every business established in Germany must be able to receive e-invoices. From 1 January 2027, businesses with more than €800,000 turnover in the previous year must issue them to other German businesses, and from 1 January 2028 almost everyone must. Invoices up to €250, travel tickets and invoices from small businesses stay exempt.
- [XRechnung vs ZUGFeRD: which German e-invoice format?](https://billfree.de/en/e-invoicing/xrechnung-vs-zugferd/index.md): XRechnung is a pure XML file with no visual layer, while ZUGFeRD is a PDF with an embedded XML file that both people and software can read. Both satisfy the German e-invoicing mandate if they follow the EN 16931 standard. ZUGFeRD's MINIMUM and BASIC-WL profiles do not count. Authorities usually want XRechnung, businesses often prefer ZUGFeRD.
- [Receive e-invoices in Germany: open, check and store XML](https://billfree.de/en/e-invoicing/receive-e-invoices-germany/index.md): Since 1 January 2025, every business established in Germany must be able to receive e-invoices from other German businesses, small businesses included. An email inbox is enough, and you cannot refuse an e-invoice. You then need to make the XML readable, check it, and keep the original file unchanged for eight years.
- [How long to keep invoices in Germany: 8 years since 2025](https://billfree.de/en/e-invoicing/keep-invoices-germany/index.md): Businesses in Germany must keep invoices for eight years since 2025, down from ten. The period starts at the end of the calendar year in which the invoice was issued. In 2026, invoices from 2017 and earlier may therefore be destroyed, unless an audit or open tax assessment requires them. E-invoices are kept as the original, unchanged XML file.
- [Cancel an invoice in Germany: Storno and correction](https://billfree.de/en/invoicing-in-practice/cancel-invoice-germany/index.md): In Germany, a sent invoice is never overwritten or deleted. If a detail is missing or wrong, a separate correction document that clearly refers to the original is enough under § 31(5) UStDV. For a wrong customer, amount or VAT rate, the cleaner route is a cancellation invoice (Stornorechnung) followed by a new invoice with a new number.
- [Gutschrift vs credit note: a German false friend](https://billfree.de/en/invoicing-in-practice/gutschrift-credit-note/index.md): In German VAT law, a Gutschrift is a self-billed invoice: your customer issues the invoice for what you supplied. It needs a prior agreement, the word „Gutschrift“ or „Self-billing“ and all standard invoice details, including your tax number. A credit note correcting your own invoice is legally something else, even though Germans often call it Gutschrift too.
- [Invoice number rules in Germany: formats and examples](https://billfree.de/en/invoicing-in-practice/invoice-number-germany/index.md): German VAT law requires each invoice number to be unique and assigned in sequence. Letters, years and several separate number ranges are allowed, and gaps are not an error for VAT purposes. Small receipts up to €250 and, since 2025, invoices from small businesses under the Kleinunternehmer rule need no number at all, though using one is almost always wise.
- [Unpaid invoice in Germany: reminders, interest, deadlines](https://billfree.de/en/invoicing-in-practice/unpaid-invoice-germany/index.md): German clients are in default after an agreed payment date, after a reminder, or at the latest 30 days after receiving your invoice. From then on, you can charge business clients 10.52 % interest a year and a €40 flat fee, private clients 6.52 % without the fee. Claims expire three years after the end of the year they arose.

## Optional

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