# Kleinunternehmer-Rechnung: Pflichtangaben seit 2025

> Seit 2025 regelt § 34a UStDV die Rechnung eines Kleinunternehmers. Pflicht sind Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Gesamtbetrag und ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gilt. Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden, eine E-Rechnung ist nie Pflicht.

- URL: https://billfree.de/pflichtangaben/kleinunternehmer-rechnung/
- Sprache: de
- Aktualisiert: 2026-10-19
- Herausgeber: Billfree (OnlineBuilders LLC, https://onlinebuilders.biz)

Die Kleinunternehmerregelung ist 2025 umgebaut worden, und mit ihr die Rechnung. Früher hat das Finanzamt die Steuer bei Kleinunternehmern schlicht nicht erhoben. Seit dem 1. Januar 2025 sind ihre Umsätze steuerfrei, und für ihre Rechnungen gibt es mit § 34a UStDV einen eigenen, kurzen Katalog. Viele Vorlagen im Netz stammen noch aus der Zeit davor. Sie sind nicht falsch, schleppen aber Angaben mit, die heute keiner mehr verlangt.

## Was muss auf die Rechnung eines Kleinunternehmers?

[§ 34a UStDV](https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html) nennt sechs Punkte:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und von deinem Kunden.
2. Deine Steuernummer, deine USt-IdNr. oder deine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
3. Das Ausstellungsdatum.
4. Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung.
5. Das Entgelt in einer Summe und einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.
6. Bei Gutschriften das Wort „Gutschrift“.

Rechnungsnummer und Leistungsdatum stehen nicht auf der Liste. Das ist der größte Unterschied zur normalen Rechnung nach § 14 UStG, die der Artikel zu den [Pflichtangaben](https://billfree.de/pflichtangaben/rechnung-pflichtangaben/) aufschlüsselt. Beides gehört trotzdem drauf. Die Nummer brauchst du für deine eigene Buchhaltung, und manche Kunden lehnen Rechnungen ohne Nummer aus Gewohnheit ab, auch wenn sie es rechtlich nicht dürften.

## Musterrechnung

Ein Beispiel mit erfundenen Namen: Die Illustratorin Lena Hofmann aus Leipzig zeichnet für einen Kinderbuchverlag sechs Vignetten. Sie ist Kleinunternehmerin.

**Musterrechnung Lena Hofmann, Illustration, Rechnung 2026-014 vom 06.10.2026**

- 6 Vignetten für „Fuchs im Schnee“, je 120,00 €: 720,00 €
- Nutzungsrechte Print, Auflage bis 5.000: 130,00 €
- Leistungszeitraum: September 2026
- Hinweis: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
- **Rechnungsbetrag: 850,00 €**

Fiktives Beispiel. Kopf mit Name und Anschrift beider Seiten sowie Steuernummer 231/456/78901, darunter die Positionen.

Kein Nettobetrag, kein Steuersatz, kein Steuerbetrag. Nur die Summe und der Satz zur Befreiung.

## Die Grenzen: 25.000 und 100.000 Euro

Ob du überhaupt Kleinunternehmer bist, regelt [§ 19 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html). Dein Gesamtumsatz darf im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Beide Beträge sind seit 2025 Nettowerte, gerechnet nach vereinnahmten Entgelten.

**Kleinunternehmerregelung bis 2024 und ab 2025**

| | Bis 2024 | Ab 2025 |
|---|---|---|
| Grenze Vorjahr | 22.000 € | 25.000 € |
| Grenze laufendes Jahr | 50.000 € (Prognose) | 100.000 € (fest) |
| Berechnung | inkl. Steuer | netto |
| Rechtsfolge | Steuer wird nicht erhoben | Umsatz steuerfrei |
| Eigene Rechnungsvorschrift | nein | § 34a UStDV |

Quelle: § 19 UStG in der jeweiligen Fassung, § 34a UStDV

Die 100.000 Euro sind keine Prognose mehr, sondern eine harte Linie im laufenden Jahr. Der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, ist bereits steuerpflichtig, genauso alles danach. Die Rechnungen davor bleiben, wie sie sind. In der Praxis heißt das: Wer sich der Grenze nähert, braucht ab dem kritischen Auftrag eine Rechnung mit Umsatzsteuer. Wer erst im laufenden Jahr gründet, hat kein Vorjahr. Nach dem Anwendungsschreiben des BMF vom 18. März 2025 gilt im Gründungsjahr deshalb die Grenze von 25.000 Euro.

Ein Rechenbeispiel. Jonas, Fotograf, hat 2025 netto 23.800 Euro eingenommen und ist 2026 Kleinunternehmer. Läuft 2026 außergewöhnlich gut und erreicht er im November 100.000 Euro, ist der Auftrag, der die Grenze reißt, schon steuerpflichtig. Für 2027 ist er dann sowieso raus, weil der Vorjahresumsatz über 25.000 Euro liegt. Meist endet die Regelung genau so: unspektakulär, über die Vorjahresgrenze.

## Kleinunternehmer und E-Rechnung

Hier haben Kleinunternehmer es leichter als alle anderen. § 34a UStDV erlaubt ausdrücklich, ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, also als PDF oder auf Papier. Das gilt auch 2028 und danach. Wer will, darf freiwillig eine E-Rechnung schicken.

Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem können, seit 1. Januar 2025. Das betrifft vor allem Eingangsrechnungen von Lieferanten und Software-Anbietern. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür. Was danach mit der XML-Datei passiert, steht im Artikel [E-Rechnung empfangen](https://billfree.de/e-rechnung/e-rechnung-empfangen/). Den Zeitplan für alle anderen Unternehmen findest du unter [E-Rechnungspflicht](https://billfree.de/e-rechnung/e-rechnung-pflicht/).

Ein unterschätzter Punkt dabei: Auch Kleinunternehmer schulden Umsatzsteuer, wenn sie Leistungen aus dem Ausland beziehen, etwa Online-Werbung von einer Gesellschaft in Irland. Diese Steuer dürfen sie nicht als Vorsteuer abziehen. Einzelheiten stehen im Artikel zur [Reverse-Charge-Rechnung](https://billfree.de/pflichtangaben/reverse-charge-rechnung/).

## Häufige Fehler auf Kleinunternehmer-Rechnungen

Der teuerste: Umsatzsteuer ausweisen, obwohl man sie nicht berechnen darf. Wer aus Gewohnheit 19 Prozent auf die Rechnung schreibt, schuldet diesen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt. Zurück bekommst du ihn erst, wenn du die Rechnung berichtigt hast. Wie das läuft, steht unter [Rechnung stornieren oder korrigieren](https://billfree.de/rechnungspraxis/rechnung-stornieren/).

Zweiter Fehler: der Hinweis fehlt. Ohne den Satz zur Befreiung weiß der Kunde nicht, warum keine Steuer draufsteht, und eine sorgfältige Buchhaltung fragt nach.

Dritter Fehler, eher eine Lücke: Leistungen ins EU-Ausland. Ein Kleinunternehmer, der für eine Firma in den Niederlanden arbeitet, rechnet nicht nach Reverse Charge ab wie ein regelbesteuertes Unternehmen. § 19 Abs. 1 UStG schließt die Angabe der USt-IdNrn. nach § 14a ausdrücklich aus. Ob die Leistung im anderen Land steuerpflichtig ist und wer dort die Steuer schuldet, hängt dann vom Recht dieses Landes ab. Bei regelmäßigen Auslandsaufträgen lohnt eine kurze Rückfrage bei einer Steuerberatung.

## Was die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer ist

Punkt 2 der Liste nennt eine Nummer, die viele noch nie gesehen haben. Seit 2025 können deutsche Kleinunternehmer die Befreiung auch in anderen EU-Staaten nutzen. Dafür melden sie sich beim Bundeszentralamt für Steuern an und bekommen eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Voraussetzung ist unter anderem, dass der Jahresumsatz in der gesamten EU 100.000 Euro nicht übersteigt. Wer nur in Deutschland verkauft, braucht diese Nummer nicht und schreibt einfach seine Steuernummer auf die Rechnung.

## Wenn die Regelung endet: die erste Rechnung mit Steuer

Irgendwann ist es so weit. Ab dem Auftrag, der die Grenze reißt, oder ab dem 1. Januar nach einem Jahr über 25.000 Euro, schreibst du normale Rechnungen. Dann gilt der volle Katalog aus § 14 UStG mit Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Den Hinweis auf § 19 nimmst du aus der Vorlage.

Bei Daueraufträgen lohnt eine kurze Mail an die Kunden. Wer bisher 1.000 Euro bezahlt hat, bekommt jetzt eine Rechnung über 1.190 Euro, wenn der Nettopreis gleich bleibt. Geschäftskunden holen sich die 190 Euro als Vorsteuer zurück, Privatkunden nicht. Für Privatkunden ist das also eine Preiserhöhung von 19 Prozent, und sie verdient eine Erklärung, bevor die Rechnung kommt.

## Lohnt der Verzicht auf die Regelung?

Manchmal ja. Wer überwiegend an Unternehmen verkauft, die ohnehin Vorsteuer ziehen, verliert durch den Steuerausweis keinen Preisvorteil, gewinnt aber den Vorsteuerabzug auf eigene Anschaffungen. Bei einem Laptop für 2.000 Euro brutto sind das immerhin rund 319 Euro. Wer vor allem an Privatleute verkauft, fährt mit der Kleinunternehmerregelung fast immer besser, weil er 19 Prozent günstiger anbieten kann.

Der Verzicht bindet dich nach § 19 Abs. 3 UStG mindestens fünf Kalenderjahre. Eine Entscheidung für eine einzelne große Anschaffung ist er also nicht.

Wenn du eine Rechnung fertig hast: Wähle im [Pflichtangaben-Check](https://billfree.de/rechnung-pruefen/) die Option „Kleinunternehmer“. Er prüft genau die sechs Punkte aus § 34a und sagt dir, ob eine E-Rechnung nötig ist. Für Kleinunternehmer lautet die Antwort immer nein. Wer Rechnungen später automatisch aus einem eigenen Shop oder Portal erzeugen will, kann sich bei [OnlineBuilders](https://onlinebuilders.biz/contact) beraten lassen.

## Häufige Fragen

### Welcher Satz muss als Hinweis auf die Rechnung?

Einen festen Wortlaut schreibt das Gesetz nicht vor. Gängig und ausreichend sind „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ oder „Steuerfreie Kleinunternehmerleistung nach § 19 Abs. 1 UStG“. Wichtig ist, dass der Kunde erkennt, warum keine Steuer ausgewiesen ist.

### Braucht ein Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?

§ 34a UStDV nennt sie nicht als Pflichtangabe. Sinnvoll ist sie trotzdem, weil du Zahlungen zuordnen musst und weil viele Kunden ohne Nummer nachfragen. Eine einfache Folge wie 2026-001, 2026-002 genügt.

### Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweise?

Dann schuldest du den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG, obwohl dein Umsatz eigentlich steuerfrei ist. Du kannst die Rechnung berichtigen und den Betrag zurückholen. Bis dahin liegt das Geld beim Finanzamt und nicht bei dir.

### Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Empfangspflicht seit 1. Januar 2025 gilt für alle Unternehmen im Inland. Ein E-Mail-Postfach, in dem die Datei ankommt, genügt dafür, ausstellen musst du selbst keine.

Foto: Photo: Andreas Praefcke, Public domain (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Schreinerwerkstatt_Boos_Aulendorf.jpg)