# Mahnung schreiben: Muster, Fristen und Verzugszinsen 2026

> Eine Mahnung braucht keine Form, aber eine klare Zahlungsaufforderung mit Betrag, Rechnungsnummer und neuer Frist. Ist ein festes Zahlungsdatum vereinbart, ist der Kunde danach ohne Mahnung im Verzug, sonst nach einer Mahnung oder spätestens 30 Tage nach Zugang. Ab dann darfst du im B2B 10,52 Prozent Zinsen pro Jahr und 40 Euro Pauschale verlangen.

- URL: https://billfree.de/rechnungspraxis/mahnung-schreiben/
- Sprache: de
- Aktualisiert: 2026-10-19
- Herausgeber: Billfree (OnlineBuilders LLC, https://onlinebuilders.biz)

Rund um den Jahreswechsel lohnt ein Blick in die offenen Posten. Am 31. Dezember 2026 verjähren alle Forderungen, die im Jahr 2023 entstanden sind. Eine freundliche Erinnerung hält diese Frist nicht auf. Wer dann noch Geld von 2023 offen hat, muss vorher handeln, und zwar mit mehr als einem Brief.

Für die meisten offenen Rechnungen ist die Lage entspannter. Viel entspannter. Trotzdem lohnt es, die Regeln zu kennen, weil sie bestimmen, ab wann Zinsen laufen und was du verlangen darfst.

## Ab wann ist der Kunde im Verzug?

Das regelt [§ 286 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__286.html), und es gibt drei Wege dorthin.

Der Normalfall ist die Mahnung nach Fälligkeit. Zahlt der Kunde auf sie nicht, ist er ab ihrem Zugang im Verzug. So einfach.

Ohne Mahnung geht es, wenn eine Zahlungszeit nach dem Kalender vereinbart ist. Ein Datum, das du nur einseitig auf die Rechnung schreibst, reicht dafür nach herrschender Meinung nicht. Es muss vorher im Angebot, in der Auftragsbestätigung oder im Vertrag stehen. Steht dort „Zahlung bis 31. Oktober 2026“ und der Kunde hat angenommen, beginnt der Verzug am 1. November von selbst.

Und schließlich die 30-Tage-Regel: Bei Geldforderungen kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Ein Satz genügt: „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang dieser Rechnung, geraten Sie ohne weitere Mahnung in Verzug.“

## Muster für eine Mahnung

Eine Mahnung muss nicht so heißen. Sie braucht auch keine Form. Entscheidend ist, dass der Kunde eindeutig zur Zahlung aufgefordert wird. Auch eine höflich formulierte Zahlungserinnerung kann rechtlich eine Mahnung sein. So könnte sie lauten:

> **Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung 2026-0118 vom 2. September 2026**
>
> Sehr geehrte Frau Albers,
>
> für unsere Rechnung 2026-0118 über 2.380,00 Euro haben wir bis heute keinen Zahlungseingang feststellen können. Die Rechnung war am 16. September 2026 fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 31. Oktober 2026 auf das unten genannte Konto.
>
> Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.

Name, Betrag und Daten sind ausgedacht. Kein Drohen, keine Ausrufezeichen, keine Gebühren in der ersten Stufe. Der Satz am Ende kostet nichts und rettet manche Kundenbeziehung. Rechnungsnummer und Datum gehören immer hinein, damit die Buchhaltung des Kunden die Zahlung zuordnen kann. Wie man Nummern so vergibt, dass das klappt, steht unter [Rechnungsnummer vergeben](https://billfree.de/rechnungspraxis/rechnungsnummer-vergeben/).

## Verzugszinsen und Pauschale berechnen

Ab Verzugsbeginn darfst du nach [§ 288 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__288.html) Zinsen verlangen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern, 9 Prozentpunkte im Geschäft zwischen Unternehmen. Den Basiszinssatz legt die Bundesbank zweimal im Jahr fest. Seit 1. Juli 2026 liegt er bei 1,52 Prozent, vorher waren es 1,27 Prozent, so die [Bekanntmachung der Bundesbank](https://www.bundesbank.de/de/presse/pressemitteilungen/bekanntgabe-des-basiszinssatzes-zum-1-juli-2026-anpassung-auf-1-52--941386).

**Beispiel: Geschäftskunde zahlt 2.380 € mit 45 Tagen Verzug (2. Halbjahr 2026)**

- Offener Betrag: 2.380,00 €
- Zinssatz: 1,52 % Basiszins + 9 Punkte: 10,52 % p. a.
- Zinsen: 2.380 × 10,52 % × 45 / 365: 30,87 €
- Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB: 40,00 €
- **Forderung zusätzlich zur Hauptsumme: 70,87 €**

Fiktives Beispiel. Zinsen taggenau auf Basis von 365 Tagen gerechnet.

Die 40 Euro gibt es nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Sie werden auf spätere Anwaltskosten angerechnet, du bekommst sie also nicht doppelt. Bei kleinen Rechnungen ist die Pauschale oft mehr wert als die Zinsen, denn wer bei einer Rechnung über 300 Euro drei Wochen zu spät zahlt, schuldet bei 10,52 Prozent gerade einmal knapp zwei Euro Zinsen, während die 40 Euro unabhängig von Betrag und Dauer anfallen.

Ob du beides tatsächlich verlangst, ist eine geschäftliche Frage. Bei einem Stammkunden, der einmal zwei Wochen zu spät zahlt, lassen viele es bleiben. Bei jemandem, der regelmäßig 60 Tage braucht, ist die Rechnung mit Zinsen ein deutliches Signal.

## Privatkunden: was anders ist

Gegenüber Verbrauchern gelten dieselben Grundregeln mit drei Abweichungen. Der Zinssatz ist niedriger, 5 statt 9 Prozentpunkte über dem Basiszins, aktuell also 6,52 Prozent. Die Pauschale von 40 Euro gibt es nicht. Und die 30-Tage-Regel greift nur mit Hinweis auf der Rechnung.

Fehlt dieser Hinweis, brauchst du eine Mahnung. Schick sie so, dass du den Zugang beweisen kannst. Eine E-Mail genügt rechtlich, aber im Streit fragt jemand, ob sie angekommen ist. Bei größeren Beträgen ist ein Einwurf-Einschreiben die ruhigere Wahl.

Ton zählt hier mehr als bei Firmen. Viele Privatkunden zahlen nicht aus Unwillen zu spät, sondern weil die Rechnung im Papierstapel gelandet ist. Eine Erinnerung mit QR-Code für die Überweisung erledigt mehr als jede Drohung.

## Teilzahlungen richtig verrechnen

Zahlt der Kunde nur einen Teil, stellt sich die Frage, worauf. Das Gesetz gibt eine Reihenfolge vor: Nach § 367 BGB wird eine Zahlung zuerst auf die Kosten angerechnet, dann auf die Zinsen und erst zuletzt auf die Hauptforderung. Für dich ist das günstig, weil die Hauptforderung weiter verzinst wird. Bestimmt der Kunde bei der Zahlung ausdrücklich etwas anderes, kannst du die Leistung ablehnen. Nimmst du sie an, gilt seine Bestimmung.

## Wie es weitergeht, wenn nichts passiert

**Typischer Ablauf bei einer unbezahlten Rechnung**

- **Tag 0:** Rechnung mit festem Zahlungsdatum und Bankverbindung.
- **Fälligkeit + 7 Tage:** Freundliche Zahlungserinnerung mit neuer Frist.
- **Fälligkeit + 21 Tage:** Mahnung mit Verzugszinsen und, bei Unternehmen, 40 € Pauschale.
- **Fälligkeit + 35 Tage:** Letzte Frist mit Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens.
- **Danach:** Antrag auf Mahnbescheid online oder Übergabe an Inkasso oder Anwalt.

Die Tage sind ein Vorschlag. Keine Vorgabe. Der Mahnbescheid wird beim zuständigen Mahngericht beantragt, bequem über das Portal [online-mahnantrag.de](https://www.online-mahnantrag.de/) der Justiz. Das Gericht prüft dabei nicht, ob die Forderung berechtigt ist. Widerspricht der Kunde, geht die Sache ins streitige Verfahren.

Für die Verjährung ist dieser Schritt entscheidend. Die regelmäßige Frist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre und beginnt nach § 199 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Mahnung hemmt sie nicht, die Zustellung eines Mahnbescheids schon.

## Bevor du mahnst: liegt es an der Rechnung?

Manche Rechnung wird nicht bezahlt, weil die Buchhaltung des Kunden sie zurückgelegt hat. Fehlt eine Pflichtangabe, darf der Kunde keine Vorsteuer ziehen, und viele Firmen zahlen dann erst nach Korrektur. Ein kurzer Blick in den [Pflichtangaben-Check](https://billfree.de/rechnung-pruefen/) spart in solchen Fällen eine peinliche Mahnung. Ist tatsächlich etwas falsch, hilft der Artikel [Rechnung stornieren oder korrigieren](https://billfree.de/rechnungspraxis/rechnung-stornieren/).

Ab 2027 kommt ein zweiter Grund dazu. Wer an Geschäftskunden noch eine PDF schickt, obwohl die [E-Rechnungspflicht](https://billfree.de/e-rechnung/e-rechnung-pflicht/) bereits greift, liefert formal keine ordnungsgemäße Rechnung. Große Kunden werden solche Belege zurückweisen.

Wer viele Kunden hat, sollte Mahnläufe nicht von Hand pflegen. Gute Rechnungsprogramme erinnern automatisch. Wer Zahlungsabgleich und Mahnwesen in eine eigene Plattform integrieren will, findet bei [OnlineBuilders](https://onlinebuilders.biz/solutions/saas) Unterstützung für solche Abrechnungsfunktionen.

Der nächste Schritt für diese Woche: Filter deine offenen Posten nach Rechnungen aus 2023. Für jede davon brauchst du bis Mitte Dezember entweder das Geld oder einen Mahnbescheid.

## Häufige Fragen

### Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?

Eine reicht rechtlich, oft braucht es gar keine. Die Folge von Zahlungserinnerung, erster und zweiter Mahnung ist eine Gepflogenheit, kein Gesetz. Wer das gerichtliche Mahnverfahren einleiten will, muss vorher nicht dreimal gemahnt haben.

### Darf ich Mahngebühren verlangen?

Ersatzfähig ist der Schaden, der durch den Verzug entsteht. Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, gehört nicht dazu. Gegenüber Unternehmen ist die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB der einfachste Weg, gegenüber Verbrauchern gibt es sie nicht.

### Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026?

Seit 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz 1,52 Prozent. Gegenüber Verbrauchern sind das 6,52 Prozent, im Geschäft zwischen Unternehmen 10,52 Prozent pro Jahr. Der Satz ändert sich jeweils zum 1. Januar und 1. Juli.

### Wann verjährt eine offene Rechnung?

Nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Rechnungen aus 2023 verjähren damit am 31. Dezember 2026. Eine Mahnung allein hält die Verjährung nicht auf, ein Mahnbescheid schon.

Foto: Martin Vorel, Public Domain (https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Stack_of_Envelopes_by_Martin_Vorel.jpeg)