XRechnung und ZUGFeRD: der Unterschied in der Praxis

Wer zum ersten Mal eine XRechnung öffnet, sieht keinen Briefkopf und keine Tabelle, sondern Hunderte Zeilen mit spitzen Klammern. Eine ZUGFeRD-Rechnung dagegen sieht aus wie jede andere PDF. Dass beide rechtlich dasselbe sind, nämlich eine E-Rechnung nach § 14 UStG, überrascht viele. Der Unterschied liegt nicht im Recht, sondern im Alltag: wer die Datei lesen soll und womit.

Was XRechnung ist

XRechnung ist der deutsche Standard für den strukturierten Rechnungsdatensatz, gepflegt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Technisch ist er eine Ausprägung der europäischen Norm EN 16931 mit zusätzlichen nationalen Geschäftsregeln. Die Datei ist reines XML, wahlweise in der Syntax UBL oder UN/CEFACT CII. Eine Sichtansicht gibt es nicht. Wer sie lesen will, braucht ein Programm, das sie darstellt. Maschinen mögen das. Menschen weniger.

Laut der Versionsübersicht der KoSIT gilt XRechnung 3.0 seit dem 1. Februar 2024. Das aktuelle technische Bundle ist 3.0.2, zuletzt mit einem Bugfix vom 31. August 2026. Im September 2026 erschien eine Vorversion von XRechnung 4.0, die die überarbeitete Norm EN 16931 umsetzt. Die finale Fassung ist für das Frühjahr 2027 angekündigt. Version 3.0 bleibt mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft.

Eine Eigenheit kennt kaum jemand, bis die erste Datei zurückkommt: XRechnung verlangt immer eine Käuferreferenz im Feld BT-10. Bei Behörden ist das die Leitweg-ID. Bei Firmenkunden trägt man dort meist die Bestellnummer ein. Fehlt das Feld, scheitert die Validierung.

Was ZUGFeRD ist

ZUGFeRD ist ein hybrides Format des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Die Datei ist eine PDF/A-3, in die eine XML im CII-Format eingebettet ist. Menschen öffnen die PDF, Buchhaltungsprogramme lesen die XML. Version 2.4, technisch identisch mit dem französischen Factur-X 1.08, gilt seit 15. Januar 2026 und brachte unter anderem Unterpositionen für Sets und Bündel. Im Juni 2026 folgte ZUGFeRD 2.5 (Factur-X 1.09) mit neuen Feldern im Profil EXTENDED, im August die Korrektur 2.5.2. Für eine normale Rechnung im Profil EN 16931 ändert das wenig.

ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Für die E-Rechnungspflicht ist das der entscheidende Punkt.

Für Rechnungen an deutsche Firmenkunden ist EN 16931 das Profil, mit dem du nichts falsch machst. BASIC ist zulässig, deckt aber nicht jede Konstellation ab. EXTENDED braucht kaum ein kleines Unternehmen.

Der Vergleich auf einen Blick

Was in der XML steht: die wichtigsten Felder

Die Norm EN 16931 gibt jedem Datenfeld eine Kennung mit dem Kürzel BT für Business Term. Wer eine XRechnung im Texteditor öffnet oder eine Fehlermeldung des Validators liest, stößt ständig auf diese Nummern. Die wichtigsten:

Die Tabelle zeigt auch, warum ein Validator allein nicht reicht. Er prüft, ob ein Feld befüllt und richtig formatiert ist. Ob in BT-31 die eigene oder versehentlich die Nummer des Kunden steht, sieht er nicht.

Welches Format für welchen Kunden?

Öffentliche Auftraggeber geben das Format vor, und das ist fast immer XRechnung. Die Leitweg-ID steht meist in der Bestellung oder im Vertrag. Wer an Bundesbehörden liefert, kennt das seit 2020.

Im Geschäft mit anderen Firmen hängt es am Empfänger. Ein Großkunde mit automatisierter Eingangsverarbeitung nimmt beides. Ein kleiner Handwerksbetrieb, der Rechnungen noch am Bildschirm prüft, ist mit ZUGFeRD glücklicher, weil er die PDF ohne Zusatzprogramm sieht. Für ihn ist der Unterschied zwischen einer PDF mit XML und einer ohne nicht zu erkennen, für seine Buchhaltung aber schon.

Pragmatisch betrachtet: Wer nur ein Format pflegen will, nimmt ZUGFeRD im Profil EN 16931 und stellt für Behörden bei Bedarf auf XRechnung um. Die meisten Rechnungsprogramme können beides aus denselben Daten erzeugen.

Für Empfänger gilt dasselbe Prinzip umgekehrt. Wer ZUGFeRD-Rechnungen bekommt, prüft nicht nur die PDF-Ansicht, sondern lässt die XML einlesen oder anzeigen. Weichen beide voneinander ab, ist das ein Grund, beim Absender nachzufragen, bevor gezahlt wird. Die meisten Buchhaltungsprogramme zeigen beim Import an, ob eine eingebettete XML gefunden wurde und welches Profil sie hat. Fehlt sie, ist die Datei keine E-Rechnung, sondern eine gewöhnliche PDF.

Die Falle bei hybriden Rechnungen

Bei ZUGFeRD stehen dieselben Angaben zweimal in der Datei, einmal als Bild und einmal als Daten. Nach Auffassung der Finanzverwaltung zählt der XML-Teil. Steht in der PDF ein Rabatt, den die XML nicht kennt, gilt die XML. Das passiert vor allem, wenn jemand die PDF nachträglich bearbeitet oder wenn ein Programm die beiden Teile aus verschiedenen Quellen erzeugt. Eine ZUGFeRD-Datei darf man deshalb nach dem Erzeugen nicht mehr anfassen, auch nicht für eine Unterschrift oder einen Stempel.

Zur Kontrolle eignet sich der offene KoSIT-Validator, mit dem viele Programme intern arbeiten. Er prüft die XML gegen Norm und Geschäftsregeln. Inhaltliche Fehler wie einen falschen Steuersatz findet er nicht. Das bleibt Aufgabe der Rechnungsprüfung, und die Pflichtangaben selbst sind dieselben wie auf Papier, siehe Pflichtangaben einer Rechnung.

Und andere Formate?

§ 14 UStG lässt auch andere strukturierte Formate zu, wenn beide Seiten sich einigen und die Daten in die Norm EN 16931 überführt werden können. Das betrifft vor allem EDI-Verfahren großer Handelsketten. Für kleine Unternehmen spielt es keine Rolle. Nicht normkonformes EDI ist nur noch bis Ende 2027 zulässig, die Fristen stehen im Artikel zur E-Rechnungspflicht.

Wer Rechnungen aus einer eigenen Plattform verschickt und den XML-Export selbst umsetzen muss, sollte beide Formate von Anfang an einplanen. Bei solchen Projekten unterstützt etwa OnlineBuilders.

Bekommst du selbst Rechnungen in beiden Formaten, lies weiter bei E-Rechnung empfangen. Dort steht, wie du eine XRechnung ohne Spezialsoftware lesbar machst.

Rechnung auf Pflichtangaben prüfen: Hake ab, was auf deiner Rechnung steht.