E-Rechnung Pflicht: Fristen 2025 bis 2028 im Überblick

Zwei Jahre nach dem Start ist die E-Rechnung in vielen kleinen Betrieben immer noch ein Thema für später. Das ging bisher gut, weil bis Ende 2026 fast alles erlaubt bleibt. Ab dem 1. Januar 2027 trennt sich das Feld: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro umgesetzt hat, muss seinen Geschäftskunden strukturierte Rechnungen schicken. Ein Jahr später gilt das für nahezu alle.

Die Fristen im Überblick

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz von 2024. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.

1. 1. Jan. 2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen dürfen sie weiter Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF.
2. 31. Dez. 2026Ende der allgemeinen Übergangszeit. Papier oder PDF für Leistungen aus 2025 und 2026 müssen bis zu diesem Tag übermittelt sein.
3. 1. Jan. 2027Pflicht zur Ausstellung für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. Kleinere dürfen noch Papier oder PDF nutzen.
4. 31. Dez. 2027Letzter Übermittlungstag für Papier, PDF und nicht normkonformes EDI bei Leistungen aus 2027 (PDF und EDI nur mit Zustimmung).
5. 1. Jan. 2028E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze, außer den gesetzlichen Ausnahmen.

Quelle: § 14 Abs. 1 und 2, § 27 Abs. 38 UStG

Ein Detail im Gesetzestext wird oft übersehen. Jede Übergangsregel hat zwei Bedingungen: Die Leistung muss in einem bestimmten Zeitraum ausgeführt sein, und die Rechnung muss bis zu einem bestimmten Tag übermittelt sein. Für Leistungen aus 2025 und 2026 ist das der 31. Dezember 2026. Wer eine Lieferung vom 18. Dezember 2026 erst im Januar 2027 als PDF abrechnet, fällt nach dem Wortlaut aus der ersten Regel heraus. Die zweite Regel für kleinere Unternehmen erfasst nur Leistungen ab 2027. Rechnungen für 2026 also möglichst noch 2026 verschicken, gerade im Dezember.

Rechenbeispiel: Gilt die Pflicht 2027 schon für mich?

Zwei erfundene Betriebe. Eine Schreinerei mit acht Mitarbeitern kommt 2026 auf 740.000 Euro Gesamtumsatz. Ein Großhändler für Elektrobedarf auf 1,2 Millionen Euro.

Die Schreinerei darf 2027 ihren Geschäftskunden weiter Papierrechnungen schicken, oder PDF, wenn der Kunde zustimmt. Erst für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 braucht sie die E-Rechnung. Der Großhändler muss ab dem ersten Arbeitstag 2027 strukturierte Rechnungen ausstellen, an jeden Handwerksbetrieb und jedes Ingenieurbüro unter seinen Kunden.

Entscheidend ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also nicht der Gewinn und auch nicht nur der Umsatz mit Geschäftskunden. Wer knapp unter 800.000 Euro liegt, gewinnt ein Jahr. Mehr nicht. Viele Betriebe dieser Größe stellen deshalb trotzdem schon 2027 um, damit es Ende 2027 keine Eile gibt.

Wer ist betroffen und wer nicht?

Die Pflicht gilt, wenn beide Seiten Unternehmer sind und im Inland sitzen. Der Kunde muss die Leistung für sein Unternehmen beziehen. Mehr nicht. Branche, Rechtsform und Rechnungshöhe spielen grundsätzlich keine Rolle, bis auf drei Ausnahmen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, siehe Kleinbetragsrechnung
• Fahrausweise, etwa Bahntickets
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG, siehe Kleinunternehmer-Rechnung

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatleute und Rechnungen an Kunden im Ausland. Wer nur an Verbraucher verkauft, etwa ein Friseursalon oder ein Onlineshop für Endkunden, muss nur empfangen können, zum Beispiel die Rechnung des Großhändlers.

Ein Sonderfall sind Behörden. Wer an Bundesbehörden liefert, schickt dort schon seit November 2020 E-Rechnungen, meist über die Portale ZRE oder OZG-RE und mit einer Leitweg-ID des Auftraggebers. Das ist ein eigenes Regelwerk, das parallel weiterläuft.

Auch Vereine und Stiftungen können betroffen sein, soweit sie unternehmerisch tätig sind, etwa mit einem Vereinsheim, das vermietet wird. Maßgeblich ist immer, ob Leistender und Kunde als Unternehmer handeln.

Was zählt als E-Rechnung?

Eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das praktisch zwei Formate: XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD, eine PDF mit eingebetteter XML. Bei ZUGFeRD erkennt das BMF alle Profile ab Version 2.0.1 an, außer MINIMUM und BASIC-WL. Für den Alltag ist EN 16931 (früher COMFORT) das Profil, mit dem du auf der sicheren Seite bist. Die Unterschiede erklärt der Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.

Eine PDF, die aus Word exportiert und per Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung. Ein eingescanntes Papier auch nicht. Beides fällt unter „sonstige Rechnung“ und ist ab 2028 im inländischen B2B-Verkehr nicht mehr zulässig.

Was bei fehlerhaften E-Rechnungen passiert

Das zweite BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 unterscheidet drei Arten von Fehlern. Formatfehler verletzen die technische Spezifikation, etwa eine kaputte XML. Geschäftsregelfehler betreffen die logischen Prüfregeln der Norm. Inhaltsfehler sind falsche Angaben, etwa ein falscher Steuersatz.

Eine Datei mit Formatfehler gilt während der Übergangszeit als sonstige Rechnung und berechtigt weiter zum Vorsteuerabzug, solange die Pflichtangaben stimmen. Sobald für den Aussteller die E-Rechnungspflicht greift, ist das vorbei. Wer ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen empfängt, sollte sie deshalb automatisch validieren lassen und den Prüfbericht aufbewahren.

Drei verbreitete Missverständnisse

Erstens: „Wir brauchen Peppol.“ Nein. Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor, eine E-Mail mit der XML im Anhang genügt. Peppol ist ein Netzwerk für den Austausch, das manche Großkunden nutzen. Pflicht ist es in Deutschland nicht.

Zweitens: „Ab 2025 muss ich jede Rechnung als E-Rechnung schicken.“ Auch nein. 2025 und 2026 betreffen nur den Empfang. Wer bis Ende 2026 eine PDF schickt, handelt korrekt.

Drittens: „Für Auslandskunden gilt das auch.“ Nicht nach deutschem Recht. Die Pflicht erfasst nur Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Andere EU-Staaten haben eigene Pläne, und auf EU-Ebene sieht das Paket „VAT in the Digital Age“ langfristig E-Rechnungen auch im grenzüberschreitenden Handel vor.

Steht eine Verschiebung bevor?

Im Juni 2026 hat der Zentralverband des Deutschen Handwerks gefordert, die Stufe 2027 um ein Jahr auf 2028 zu verschieben. Begründung: Viele E-Rechnungen im Umlauf entsprechen der Norm nicht vollständig, und Betriebe haben Probleme beim Empfang. Beschlossen ist davon nichts. Eine Gesetzesänderung gibt es nicht (Stand: Oktober 2026). Wer über 800.000 Euro Umsatz liegt, sollte mit dem 1. Januar 2027 planen.

Was heißt das für die Planung? Wenig. Eine Verschiebung würde Betrieben über 800.000 Euro ein Jahr schenken, die Stufe 2028 bliebe unberührt. Wer jetzt umstellt, verliert also nichts, selbst wenn der Gesetzgeber noch nachgibt.

Was du jetzt tun solltest

• Umsatz 2026 prüfen: über oder unter 800.000 €?
• Rechnungsprogramm fragen: erzeugt es XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931?
• Kundenliste nach Geschäftskunden im Inland filtern
• Bei jedem Geschäftskunden die Adresse für E-Rechnungen abfragen
• Testrechnung erzeugen und mit einem Validator prüfen
• Archiv für XML-Dateien einrichten, acht Jahre Aufbewahrung
• Eingang: eigenes Postfach für E-Rechnungen und Prüfprozess festlegen

Wer mit einem gängigen Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm arbeitet, hat das meiste schon an Bord und muss es nur einschalten. Komplizierter wird es, wenn Rechnungen aus einer eigenen Software, einem Shop oder einer Branchenlösung kommen. Dann muss jemand den XML-Export bauen und an die Norm anpassen. Für solche Fälle bietet OnlineBuilders Entwicklung von Abrechnungs- und E-Rechnungsfunktionen in eigenen Plattformen an.

Am Empfang kommt ohnehin niemand vorbei. Wie das ohne neue Software geht, beschreibt der Artikel E-Rechnung empfangen. Und für die Ablage gilt: Die XML ist das Original. Wie lange und in welcher Form du sie aufbewahrst, steht unter Rechnungen aufbewahren.

Unsicher, ob ein bestimmter Kunde schon eine E-Rechnung braucht? Der Pflichtangaben-Check zeigt es dir nach dem Abhaken an.

Rechnung auf Pflichtangaben prüfen: Hake ab, was auf deiner Rechnung steht.

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil BASIC. Eine PDF ist eine sonstige Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Privatkunden bekommen weiterhin Papier oder PDF, eine E-Rechnung an sie geht nur mit deren Zustimmung.

Wie wird die Grenze von 800.000 Euro berechnet?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr, für 2027 also der Umsatz 2026. Liegt er bei höchstens 800.000 Euro, darfst du 2027 noch Papier oder mit Zustimmung des Kunden PDF verschicken.

Wird die Pflicht 2027 noch verschoben?

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat im Juni 2026 gefordert, die Stufe 2027 um ein Jahr zu verschieben. Eine Gesetzesänderung gibt es dazu bisher nicht. Planen solltest du mit den geltenden Fristen.