Rechnung Pflichtangaben: die 10 Punkte nach § 14 UStG

Wer eine Rechnung schreibt, denkt an das eigene Geld. Das Finanzamt denkt an das Geld des Kunden. Der darf die Umsatzsteuer aus deiner Rechnung nur dann als Vorsteuer abziehen, wenn das Dokument alle Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthält. Fehlt etwas, streicht eine Betriebsprüfung im Zweifel den Abzug bei ihm, nicht bei dir. Genau deshalb schicken Buchhaltungen Rechnungen zurück, die auf den ersten Blick völlig in Ordnung aussehen.

Die Liste ist kurz. Zehn Nummern, von denen in einem normalen Geschäft acht immer und zwei nur in Sonderfällen greifen. Schwierig wird es an den Rändern: bei vagen Leistungsbeschreibungen, fehlenden Leistungsdaten und zwei Steuersätzen auf einem Beleg.

Welche Pflichtangaben verlangt § 14 Abs. 4 UStG?

Hier die zehn Punkte in der Reihenfolge des Gesetzes, jeweils mit dem Fehler, der in der Praxis am häufigsten vorkommt.

Den Wortlaut findest du in § 14 UStG. Nummer 9 betrifft nur Bauleistungen und andere Arbeiten an Grundstücken für Privatkunden. Nummer 10 nur das Gutschriftverfahren, bei dem der Kunde abrechnet. Wie du Nummern sauber vergibst, steht im Artikel zur Rechnungsnummer.

Musterrechnung mit zwei Steuersätzen

Ein Beispiel mit erfundenen Beteiligten: Die Druckerei Weller e.K. aus Kassel druckt für einen Heimatverein 200 gebundene Exemplare einer Vereinschronik und 1.000 Flyer. Bücher fallen unter den ermäßigten Satz von 7 Prozent, Werbeflyer unter 19 Prozent. Weil der Verein eine juristische Person ist, muss Weller ihm innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen.

Auf dem Beleg selbst stehen außerdem Name und Anschrift von Druckerei und Verein, Wellers USt-IdNr., Datum und Nummer. Das Leistungsdatum „September 2026“ reicht, denn nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt der Kalendermonat. Beide Steuersätze sind getrennt ausgewiesen. Würde Weller nur „Druckleistungen 2.080,00 € zzgl. USt“ schreiben, wäre Nummer 7 verletzt.

Wo Rechnungen in der Prüfung scheitern

Die Leistungsbeschreibung ist der Klassiker. „Beratung“, „Dienstleistung“, „Sonstiges“: Damit lässt sich nicht nachvollziehen, was abgerechnet wurde. Die Finanzverwaltung verlangt eine handelsübliche Bezeichnung, aus der die Leistung eindeutig hervorgeht. Ein Verweis auf ein anderes Dokument ist erlaubt, wenn dieses Dokument eindeutig bezeichnet ist, etwa „gemäß Angebot Nr. 412 vom 3. September 2026“. Das Angebot muss dann aber beim Kunden liegen.

Das Leistungsdatum fehlt erstaunlich oft. Viele Vorlagen haben nur ein Rechnungsdatum. Kurz gesagt: Ohne Leistungszeitpunkt ist die Rechnung unvollständig, selbst wenn er mit dem Rechnungsdatum identisch ist.

Bei der Anschrift sind die Regeln lockerer geworden. Seit Urteilen von EuGH (2017) und BFH (2018) reicht jede Anschrift, unter der der Unternehmer postalisch erreichbar ist. Ein Büro mit Schreibtisch muss dort nicht stehen. Name und Rechtsform müssen trotzdem stimmen.

Dann die Steuernummer. Manche schreiben aus Versehen die Nummer des Kunden drauf, weil sie in dessen Bestellung stand. Gefragt ist immer deine eigene.

Was das UStG nicht verlangt, andere Gesetze aber schon

Bankverbindung, Zahlungsziel und Unterschrift sind umsatzsteuerlich keine Pflichtangaben. Sie gehören trotzdem auf jede Rechnung, nur aus anderen Gründen. Ohne Bankverbindung zahlt niemand, und ohne Fälligkeitsdatum ist schwerer zu sagen, wann der Kunde in Verzug gerät. Wie das läuft, steht im Text zur Mahnung.

Für Kapitalgesellschaften kommt das Handels- und Gesellschaftsrecht dazu. Eine GmbH muss nach § 35a GmbHG auf allen Geschäftsbriefen Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer nennen, und Rechnungen gelten als Geschäftsbriefe. Für eingetragene Kaufleute regelt § 37a HGB Ähnliches. Fehlen diese Angaben, bleibt die Rechnung umsatzsteuerlich gültig, kann aber ein Zwangsgeld nach sich ziehen.

Sonderfälle mit zusätzlichen oder weniger Angaben

Nicht jede Rechnung folgt dem vollen Katalog. Bis 250 Euro brutto gelten die Erleichterungen der Kleinbetragsrechnung: Dort fallen unter anderem Kundenname und Rechnungsnummer weg, auch das Leistungsdatum. Kleinunternehmer haben seit 2025 eine eigene, kürzere Liste in § 34a UStDV, mehr dazu im Beitrag zur Rechnung als Kleinunternehmer.

Mehr Angaben brauchst du bei grenzüberschreitenden Leistungen. Wer an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat leistet, schreibt die USt-IdNr. beider Seiten und den Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf den Beleg. Details stehen im Artikel zur Reverse-Charge-Rechnung.

Und Handwerker, die für Privatleute an Haus oder Wohnung arbeiten, müssen auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden hinweisen. Ein Satz reicht: „Sie sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.“

Bis wann muss die Rechnung raus?

An Unternehmen und an juristische Personen musst du nach § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung stellen. Wer das vorsätzlich oder leichtfertig nicht tut, riskiert nach § 26a UStG ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro. Gegenüber Privatkunden gibt es diese Pflicht nur bei Arbeiten an Grundstücken.

Seit 2025 kommt eine zweite Frage hinzu: Papier und PDF, oder schon E-Rechnung? Zwischen inländischen Unternehmen sind PDF und Papier noch bis Ende 2026 erlaubt, danach wird es enger. Den Fahrplan beschreibt der Artikel zur E-Rechnungspflicht. Wichtig dabei: Die zehn Pflichtangaben gelten für die E-Rechnung genauso, sie stehen dann nur in strukturierten Datenfeldern statt auf Papier. Wer Rechnungen direkt aus der eigenen Software oder Plattform erzeugen will, kann das als Funktion von einem Entwicklungsstudio wie OnlineBuilders bauen lassen.

Fehlt auf einer schon verschickten Rechnung etwas, ist das kein Drama. Du kannst sie berichtigen, ohne alles neu zu machen. Wie das geht, steht unter Rechnung stornieren oder korrigieren.

Der schnellste nächste Schritt: Nimm deine letzte Ausgangsrechnung und hake sie im Pflichtangaben-Check ab. Der zeigt dir in einer Minute, welche Angabe fehlt und ob für den Kunden schon eine E-Rechnung nötig ist.

Rechnung auf Pflichtangaben prüfen: Hake ab, was auf deiner Rechnung steht.