Rechnungsnummer vergeben: Regeln, Formate und Beispiele

Kaum eine Pflichtangabe erzeugt so viele Mythen wie die Rechnungsnummer. Sie müsse lückenlos sein, heißt es, oder jedes Jahr bei 1 beginnen, oder dürfe keine Buchstaben enthalten. Nichts davon steht im Gesetz. Dort steht nur ein Halbsatz: eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Aussteller einmalig vergeben wird.

Was § 14 UStG verlangt

Zwei Dinge. Die Nummer muss einmalig sein, es darf also keine zwei Rechnungen mit derselben Nummer geben. Und sie muss fortlaufend sein, also einer erkennbaren Reihenfolge folgen. So steht es in § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG.

Wie das konkret aussehen darf, hat das BMF im Umsatzsteuer-Anwendungserlass konkretisiert. Die wichtigsten Punkte:

• Zahlen und Buchstaben dürfen kombiniert werden.
• Du darfst beliebig viele getrennte Nummernkreise anlegen, etwa pro Jahr, Monat, Filiale, Projekt oder Kunde. Jede Rechnung muss eindeutig einem Kreis zuzuordnen sein.
• Eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend.
• Bei Verträgen über Dauerleistungen, etwa Mietverträgen, die selbst als Rechnung dienen, genügt eine einmalige Nummer für den Vertrag.

Einmaligkeit heißt übrigens: einmalig beim Aussteller, nicht weltweit. Dass ein anderes Unternehmen zufällig auch eine Rechnung 2026-001 hat, spielt keine Rolle.

Welche Formate sind erlaubt?

Kriterium	Zulässig	Anmerkung
1047, 1048, 1049		Einfachste Form, durchlaufend
2026-0001, 2026-0002		Jahreskreis, beginnt jedes Jahr neu
RE-2026-10-007		Monatskreis mit Präfix
K1047-003		Kreis pro Kunde, unübersichtlich bei vielen Kunden
BER-118, HAM-118		Kreise pro Filiale, Präfix macht sie einmalig
2026-0007 zweimal vergeben		Einmaligkeit verletzt
Datum allein, z. B. 14102026	teilweise	Nur wenn nie zwei Rechnungen am selben Tag entstehen
Zufallscode wie X7KQ2		Keine fortlaufende Folge erkennbar

Für die meisten kleinen Unternehmen ist der Jahreskreis die beste Wahl: 2026-001, 2026-002 und so weiter. Er zeigt auf einen Blick, aus welchem Jahr eine Rechnung stammt, hilft bei der Ablage, und vierstellig reicht er für bis zu 9.999 Rechnungen im Jahr. Präfixe wie „RE“ sind Geschmackssache. Sie schaden nicht, sie helfen aber auch nur, wenn mehrere Belegarten nebeneinander laufen. Wer später Stornorechnungen mit „S“ beginnt, kann sie so sauber trennen.

Ein Nummernkonzept für ein kleines Büro

Wer mehr als eine Belegart schreibt, sollte die Kreise einmal festlegen und dann nicht mehr ändern. Ein Beispiel für ein Ingenieurbüro, das Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen und gelegentlich Stornos erzeugt:

Jeder Beleg ist damit einmalig und einem Kreis eindeutig zugeordnet. Bei Abschlags- und Schlussrechnungen kommt eine Regel dazu, die mit der Nummer zusammenhängt: Nach § 14 Abs. 5 UStG müssen in der Schlussrechnung die bereits vereinnahmten Abschläge und die darauf entfallende Steuer abgezogen werden, wenn über sie Rechnungen ausgestellt wurden. Am einfachsten geht das, wenn die Schlussrechnung jede Abschlagsrechnung mit ihrer Nummer aufführt. Fehlt dieser Abzug, schuldest du die Steuer auf die Abschläge doppelt, nämlich aus der Abschlagsrechnung und noch einmal aus der Schlussrechnung.

Sind Lücken erlaubt?

Umsatzsteuerlich ja. Der Anwendungserlass sagt ausdrücklich, dass eine lückenlose Abfolge nicht zwingend ist. Ein Problem können Lücken trotzdem werden, und zwar an anderer Stelle: In einer Betriebsprüfung fragt der Prüfer bei auffälligen Sprüngen, ob dort Erlöse fehlen. Wer das erklären kann, etwa mit einem verworfenen Entwurf oder einem Softwarewechsel, hat kein Problem.

Daraus folgt eine praktische Regel. Eine einmal verschickte Rechnung wird nie gelöscht, sondern storniert. Die Nummer bleibt belegt, der Vorgang bleibt nachvollziehbar. Wie das geht, steht im Artikel Rechnung stornieren oder korrigieren.

Wer schon Lücken im Nummernkreis hat, muss nichts nachträglich reparieren. Eine kurze Notiz in der Buchhaltung, welche Nummer warum frei geblieben ist, genügt. Rechnungen umzunummerieren, die bereits beim Kunden liegen, wäre dagegen falsch. Diese Nummern stehen längst in fremden Büchern.

Wer keine Rechnungsnummer braucht

Zwei Gruppen kommen ohne aus. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto brauchen nach § 33 UStDV keine Nummer, siehe Kleinbetragsrechnung. Und seit 2025 nennt § 34a UStDV für Kleinunternehmer ebenfalls keine Rechnungsnummer, mehr dazu unter Kleinunternehmer-Rechnung.

Weglassen sollte man sie trotzdem nur am Kassentresen. Spätestens wenn ein Kunde eine Zahlung mit „Rechnung vom Dienstag“ referenziert und du an diesem Tag drei Rechnungen geschrieben hast, weißt du, wozu die Nummer gut ist. Viele Buchhaltungen von Geschäftskunden lehnen Rechnungen ohne Nummer auch einfach ab, unabhängig von der Rechtslage.

Rechnungsnummer in der E-Rechnung

In XRechnung und ZUGFeRD ist die Rechnungsnummer ein Pflichtfeld mit der Bezeichnung BT-1. Die Formate prüfen nicht, ob sie fortlaufend ist, nur ob sie vorhanden ist. Achte bei einem Wechsel von Word-Vorlagen zu einer Rechnungssoftware darauf, den bisherigen Kreis fortzusetzen, statt bei 1 neu zu beginnen. Bei einem Jahreskreis ist der Jahreswechsel der beste Zeitpunkt für die Umstellung, weil dann ohnehin ein neuer Kreis anfängt. Was sich mit der E-Rechnung sonst ändert, steht in der Übersicht zur E-Rechnungspflicht.

Die Nummer im Verwendungszweck

Die Rechnungsnummer ist nicht nur für das Finanzamt da. Ihr praktischer Hauptzweck ist die Zuordnung von Zahlungen. Ein Kontoauszug mit zwanzig Eingängen über 595 Euro ist ohne Nummer im Verwendungszweck ein Ratespiel.

Schreib deshalb auf jede Rechnung einen kurzen Satz wie „Bitte geben Sie bei der Überweisung die Rechnungsnummer an“. Wer einen QR-Code für Überweisungen auf die Rechnung druckt, setzt die Nummer dort gleich als Verwendungszweck ein. Viele Banking-Apps lesen solche Codes und füllen das Formular aus. Das senkt die Zahl der Zahlungen ohne Bezug deutlich. Und es spart die Rückfrage beim Kunden, welche Rechnung er gemeint hat.

Bei Gutschriften läuft es umgekehrt. Dort vergibt der Kunde die Nummer aus seinem eigenen Kreis, weil er die Gutschrift ausstellt. Deine Buchhaltung zeigt dann eine fremde Nummer auf der Ausgangsseite. Das ist korrekt so. Mehr dazu im Artikel zur Gutschrift.

Mehrere Systeme, eine Nummernlogik

Schwierig wird es, wenn Rechnungen aus mehreren Quellen kommen: aus dem Onlineshop, aus der Rechnungssoftware und gelegentlich aus Word. Jedes System zählt für sich, und plötzlich gibt es die 2026-0042 zweimal. Die Lösung sind getrennte Präfixe pro System, etwa SHOP- und RE-. Damit ist jede Nummer wieder einmalig und eindeutig einem Kreis zugeordnet.

Wer Abrechnungen aus einer eigenen Plattform erzeugt, sollte die Nummernvergabe zentral und transaktionssicher bauen, damit zwei gleichzeitige Bestellungen nie dieselbe Nummer bekommen. Solche Abrechnungsdienste entwickelt zum Beispiel OnlineBuilders für SaaS-Produkte.

Prüf zum Schluss die eigene Praxis: Nimm deine letzten zwanzig Ausgangsrechnungen und schau, ob jede Nummer einmal vorkommt und ob Lücken erklärbar sind. Für die übrigen Pflichtangaben hilft der Pflichtangaben-Check.

Rechnung auf Pflichtangaben prüfen: Hake ab, was auf deiner Rechnung steht.

Häufige Fragen

Darf ich bei der ersten Rechnung mit einer höheren Nummer als 1 anfangen?

Ja. Das Gesetz schreibt keine Startnummer vor. Wer mit 1000 oder 2026-100 beginnt, damit Kunden nicht sofort sehen, dass es die erste Rechnung ist, verstößt gegen nichts, solange es danach fortlaufend weitergeht.

Muss die Nummerierung jedes Jahr neu beginnen?

Nein, aber du darfst. Ein Jahreskreis wie 2026-001 ist zulässig, weil die Jahreszahl die Nummer einmalig macht. Genauso zulässig ist eine durchlaufende Nummer über Jahre hinweg.

Was passiert, wenn ich eine Nummer doppelt vergeben habe?

Dann ist bei einer der beiden Rechnungen die Pflichtangabe verletzt, und der Kunde könnte Probleme beim Vorsteuerabzug bekommen. Die betroffene Rechnung berichtigst du mit einem Nachtrag, der ihr eine neue, freie Nummer zuweist und sich eindeutig auf das Original bezieht.

Darf die Kundennummer Teil der Rechnungsnummer sein?

Ja, solange die Kombination einmalig ist. K1047-003 für die dritte Rechnung an Kunde 1047 ist ein zulässiger eigener Nummernkreis pro Kunde. Bei vielen Kunden wird das allerdings schnell unübersichtlich.