Kleinbetragsrechnung: was bis 250 € draufstehen muss

Tankquittung, Bäckerbon, Baumarktzettel. Der größte Teil der Belege in einer kleinen Buchhaltung sind Kleinbeträge, und kaum einer davon nennt den Namen des Käufers. Trotzdem darf man aus ihnen Vorsteuer ziehen. Das erlaubt § 33 UStDV, der für Rechnungen bis 250 Euro brutto einen stark verkürzten Katalog vorsieht.

Bis Ende 2016 lag die Grenze bei 150 Euro. Seit 2017 sind es 250 Euro, und daran hat sich auch mit der Reform von 2025 nichts geändert.

Welche Angaben braucht eine Kleinbetragsrechnung?

Vier Stück, mehr nicht. So steht es in § 33 UStDV:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.
2. Das Ausstellungsdatum.
3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung.
4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, dazu der Steuersatz. Bei steuerfreien Umsätzen ein Hinweis auf die Befreiung.

Was fehlen darf, ist fast genauso interessant. Der Name des Kunden, die Rechnungsnummer, die Steuernummer des Verkäufers und das Leistungsdatum gehören nicht dazu. Auch der Steuerbetrag muss nicht separat ausgewiesen sein, der Steuersatz reicht.

Den Vollkatalog für alles über 250 Euro erklärt der Artikel zu den Pflichtangaben einer Rechnung.

So rechnest du die Vorsteuer aus dem Bruttobetrag

Weil auf dem Bon oft nur der Bruttobetrag und der Steuersatz stehen, musst du die Steuer selbst herausrechnen. Die Formel: Brutto mal Steuersatz geteilt durch (100 plus Steuersatz). Bei 19 Prozent also Brutto × 19 / 119, bei 7 Prozent Brutto × 7 / 107.

Buchhaltungsprogramme machen das automatisch, sobald du den Steuerschlüssel wählst. Rechne trotzdem einmal von Hand nach, wenn ein Beleg zwei Steuersätze enthält. Beim Bäcker landen Brötchen zum Mitnehmen bei 7 Prozent und der Kaffee bei 19 Prozent auf demselben Zettel. Kassenbons arbeiten dafür mit Kennbuchstaben wie A und B, deren Bedeutung unten auf dem Bon erklärt ist.

Wann die Erleichterung nicht greift

Drei Ausnahmen stehen direkt im Gesetz. Für Fernverkäufe nach § 3c UStG, für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 6a UStG und für alle Fälle, in denen der Kunde die Steuer nach § 13b UStG schuldet, brauchst du den vollen Katalog. Auch bei 40 Euro.

Der dritte Punkt erwischt Freiberufler, die Kleinstaufträge an Firmen im EU-Ausland abrechnen. Eine Übersetzung für 180 Euro an eine Agentur in Wien ist ein Reverse-Charge-Fall. Dort gehören beide USt-IdNrn. und der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft auf den Beleg, egal wie klein der Betrag ist. Wie das aussieht, steht im Artikel zur Reverse-Charge-Rechnung.

Eine weitere Grenze ist rechnerisch. Die 250 Euro beziehen sich auf den Gesamtbetrag der Rechnung. Ein Werkzeug für 199 Euro und eine Bohrmaschine für 89 Euro auf einem Bon ergeben 288 Euro, und damit ist es keine Kleinbetragsrechnung mehr. Baumärkte drucken in solchen Fällen auf Wunsch eine vollständige Rechnung mit Firmennamen aus. Frag an der Kasse danach, bevor du gehst. Nachträglich ist das oft mühsam.

Welche Belege reichen und welche nicht?

Im Alltag landen viele Zettel in der Buchhaltung, die wie Rechnungen aussehen und keine sind. Eine kleine Übersicht:

Der Kartenzahlungsbeleg ist der häufigste Fehlgriff. Er beweist, dass Geld geflossen ist, aber nicht wofür. Wer im Laden nur den Kartenbeleg mitnimmt, hat für die Vorsteuer nichts in der Hand. Bei Onlinebestellungen kommt die eigentliche Rechnung oft erst später als separates Dokument im Kundenkonto. Dort muss man sie aktiv herunterladen.

Praktisch hilft eine feste Routine: Belege einmal pro Woche fotografieren oder scannen, den Geschäftszweck notieren, wenn er nicht offensichtlich ist, und mit dem richtigen Steuerschlüssel buchen. Wer das bis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung aufschiebt, sucht am Monatsende Zettel in Jackentaschen.

Kleinbetrag und E-Rechnung

Ab 2027 müssen größere Unternehmen ihren Geschäftskunden E-Rechnungen schicken, ab 2028 fast alle. Kleinbetragsrechnungen sind davon ausdrücklich ausgenommen. § 33 UStDV erlaubt, sie immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, also auf Papier oder als PDF. Der Kassenbon bleibt ein Kassenbon. Den Zeitplan für alle anderen Rechnungen beschreibt der Artikel zur E-Rechnungspflicht.

Wer selbst kassiert, sollte die Gegenseite nicht vergessen. Eine Registrierkasse mit technischer Sicherheitseinrichtung muss nach der Kassensicherungsverordnung Belege mit bestimmten Zusatzdaten ausgeben, etwa der Transaktionsnummer. Das ist Kassenrecht und kein Rechnungsrecht, landet aber auf demselben Stück Papier. Wer seine Abrechnung ohnehin digital aufsetzt und Kasse, Buchhaltung und Rechnungen verbinden will, findet bei OnlineBuilders Hilfe bei individueller Software.

Für dich als Verkäufer gilt das Spiegelbild. Fragt ein Geschäftskunde bei einem Einkauf über 250 Euro nach einer Rechnung, brauchst du seinen Namen und seine Anschrift, eine Rechnungsnummer und den vollständigen Katalog. Ein Kassenbon genügt dann nicht mehr. Viele Kassensysteme haben dafür eine Funktion „Rechnung zum Bon“, die aus dem Kassenvorgang eine vollständige Rechnung erzeugt. Diese Rechnung ersetzt den Bon nicht, sondern ergänzt ihn, und beide gehören zum selben Vorgang.

Sonderfall Bewirtung

Für die Umsatzsteuer reicht beim Restaurantbeleg bis 250 Euro der verkürzte Katalog. Für die Einkommensteuer gelten bei Bewirtungen strengere Regeln: Anlass und Teilnehmer gehören auf den Beleg, und die Finanzverwaltung verlangt maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnungen, in der Regel aus einer Kasse mit technischer Sicherheitseinrichtung. Bei Beträgen über 250 Euro muss außerdem der Name des Bewirtenden draufstehen. Das sind zwei verschiedene Gesetze mit zwei verschiedenen Zwecken. Ein Bon kann umsatzsteuerlich einwandfrei und ertragsteuerlich trotzdem unvollständig sein.

Kleinbetrag vom Kleinunternehmer

Kleinunternehmer dürfen ebenfalls Kleinbetragsrechnungen ausstellen. Statt des Steuersatzes steht dann ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG auf dem Beleg. § 34a UStDV, der seit 2025 die Rechnungen von Kleinunternehmern regelt, lässt § 33 ausdrücklich unberührt. Was darüber hinaus gilt, steht im Beitrag zur Kleinunternehmer-Rechnung.

Wenn du unsicher bist, ob ein bestimmter Beleg reicht: Wähle im Rechnungs-Check „Kleinbetrag“ und hake ab, was draufsteht. Die Liste schrumpft dann auf die vier Angaben aus § 33.

Rechnung auf Pflichtangaben prüfen: Hake ab, was auf deiner Rechnung steht.